Asiakirjatyypit-blogin kirjoitus 3/2021. Kerta toisensa jälkeen myöhästyvien projektien mysteeri, osa 1/2 – Miksi tiedonhallintaprojektit jäävät usein aikataulusta?

Iisakinkirkkoa rakennettiin 40 vuotta. Tiedonhallintaprojekteissa ei sentään mene niin kauan, mutta kokemukseni mukaan ne myöhästyvät hämmästyttävän usein. Viittaan niin tietojärjestelmäprojekteihin kuin muihin tiedonhallintaan kytkeytyviin kehittämisprojekteihin.  IT-projekteista epäonnistuu varsin iso osa ja projektit ylipäänsä vaikuttavat olevan myöhästymisherkkiä. Esimerkiksi Project Management Instituten vuonna 2017 julkaistun raportin mukaan 49 % projekteista myöhästyi. Toisen arvion (1999) mukaan IT-projekteista ainoastaan 16 % onnistui, kun tarkastelukriteereinä olivat toimitus-, budjetti- ja liiketoimintatavoitteiden saavuttaminen. Vuonna 2008 julkaistussa raportissa esitettiin onnistumisprosentti 32.[1]

Tietojärjestelmäprojektien myöhästymisalttius on yleisesti tiedossa. Miksi tästä huolimatta aikataulujen venyminen yhä jatkuu uusissa projekteissa? Voisin yrittää esittää sivistynyttä siteeraamalla Hegeliä: ”Opimme historiasta sen, että me emme opi historiasta” ja jättää asian käsittelyn sikseen. Yritän kuitenkin jotain oppia vaikka se työlästä toisinaan onkin. Tässä kirjoituksessa pyrin tarkastelemaan projektien myöhästymisen syitä päätöksenteon näkökulmasta. Mitkä tekijät saattavat vaikuttaa päätöksentekoon ja miten päätöksenteko vaikuttaa aikatauluihin?

Asiakirjahallinta-alalla puhutaan ymmärrettävästi paljon laeista, määräyksistä, suosituksista, standardeista, vaatimusmäärittelyistä ja tietojärjestelmistä. Ehkäpä vähemmälle huomiolle ovat jääneet tiedonhallinnan keskiössä väistämättä olevat ihmiset. Inhimilliseen toimintaan puolestaan liittyy luonnollisesti rationaalisuuden ohella vahva irrationaalinen elementti, joka auttaa pitämään elämän mielenkiintoisena.  

Aihepiiriä miettiessäni täydensin omia ajatuksiani projektinhallintaa koskevilla kirjoituksilla, kirjallisuusluettelo on tämän kirjoituksen loppupuolella. Aikataulujen venymiseen liittyviä päätöksenteollisia syitä on sen verran, että kaikkien käsittely ei mahdu millään yhteen blogikirjoitukseen. Jatkankin aihepiirin pohtimista toisessa, lokakuussa julkaistavassa, kirjoituksessa.

Alla on ensimmäinen osa aikataulujen venymiseen mahdollisesti vaikuttavista syistä:

Riittävän tiedon ja/tai ymmärryksen puute edessä olevan savotan vaativuudesta

Itselle uusia asioita on toisinaan hankala hahmottaa. Kuinka paljon ja minkälaisia resursseja työ vaatii? Mitkä ovat työvaiheet? Uudet aihepiirit vaativat oman sisäänajonsa eli riittävän tiedon hankkimisen ja sisäistämisen. Esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelman laatiminen saattaa nopeasti ajateltuna vaikuttaa pienehköltä ja helpohkolta työltä, joka saadaan lähes tyhjästä vasurilla oman toimen ohella pakettiin parissa kuukaudessa. Kaikki TOSseja vääntäneet tietävät riman olevan pakostakin hieman korkeammalla.

Arkistojen järjestämisprojekteista saatetaan puolestaan ajatella, että niitä papereita nyt pystyy penkomaan ja järjestelemään lähes kuka tahansa oli hänellä alan koulutusta tai ei. Näin ei kuitenkaan ole. Esimerkiksi korkeakoulututkinnon suorittaneilla ihmisillä saattaa olla vaikeuksia hahmottaa asiakirjasarjoja, jolloin järjestämistyöstä tulee helposti ylivoimaista.

Tarkempaa tavoitetilaa ei määritellä

Realistisen aikataulun määrittämiselle tavoitetila on yksi tärkeä pohjatieto. Usein organisaatioissa tiedetään mitä esimerkiksi tietojärjestelmän käyttöönotolla halutaan kehittää ja miksi. Toisinaan pohdintaa ei ole kuitenkaan viety tai voitu viedä loppuun asti. Tällöin tavoitetilan täsmentämisestä saattaa tulla lähes koko projektin kestävä lisätyö. Tutkimuskirjallisuudessa epätarkka tavoite on ymmärrettävästi määritelty riskitekijäksi.[2]

Aikataulusta tehdään tarkoituksella liian tiukka

Toisinaan aikatauluista päättävät haluavat viestiä talon sisällä, että nyt on kiire ja projekti pitää hoitaa. Projekti siis aikataulutetaan tietoisesti liian tiukasti. Tässä ajattelumallissa nähdään realistisemman ja siten pidemmän aikataulun voivan johtaa siihen, että projektiin vaadittavat työntekijät näkevät työn kiireettömänä ja siten toissijaisena. 

Henkilösuhteet ja toiminta työyhteisön osana

Meillä kaikilla on sosiaalisia yhteisöjä, joiden parissa toimimme ja jotka vaikuttavat ajatteluumme sekä viestintäämme. Vastaavasti meillä saattaa olla tarpeita vaikuttaa viiteryhmiemme toimintaan.

Yksi yleinen viiteryhmä on työyhteisö, joka voidaan jakaa yksittäisen työntekijän näkökulmasta vaikkapa alakategorioihin esihenkilöt, alaiset ja ns. hierarkkisesti samalla tasolla olevat kollegat. Aikataulusta päättävällä taholla saattaa olla paineita esimerkiksi organisaationsa säästökuurista, jolloin hänellä voi olla tarve viestiä esihenkilölleen kustannustehokkuuttaan vaikkapa tehokkaalla projektiaikataulutuksella.[3]

Toisinaan työyhteisöön kuuluvat kilpailuasetelmat, jotka saattavat painostaa tehokkuuden maksimoimiseen ja sen osana esimerkiksi aikataulujen tiukentamiseen.

Yltiöoptimistisuus

Otetaan tähän loppuun hieman kevyempi kokonaisuus. Positiivarius on yleisesti ottaen erittäin kunnioitettava sekä kannatettava asia ja esimerkiksi projektityössä sillä on mahdollista nostaa merkittävästi yleisfiilistä. Sanon nyt kuitenkin näin puolihumoristisesti, että aikatauluttamiselle yltiöpositiivarit ovat suuri riski. Jos elämä näyttäytyy yhtenä ihanana strömsönä, niin kyllähän se tuleva projektikin rullaa kevyesti, nopeasti, suht vähäisellä työpanoksella ja mukavasti alusta loppuun. Yltiöoptimisteille realistiset työmääräarviot ovat varsin haastavia, mikä puolestaan saattaa johtaa siihen, ettei projektista tule suunniteltua Putte Possun nimipäiväkutsuja (”siellä kaikilla oli niin mukavaa”). Itse olen positiivariudessa ehkäpä suurin piirtein samalla tasolla kuin Liechtensteinin miesten jalkapallomaajoukkue Fifan rankingissa (189/210), joten kerta toisensa jälkeen huomaan toppuuttelevani itseäni optimistisempia aikatauluttajia.

Googlaamalla löydät runsaasti luettavaa tämän kirjoituksen aihepiiristä. Alla hieman alkuun auttavaa listaa:

Asiakirjatyypit-blogin aikaisempiin kirjoituksiin pääset alla olevista linkeistä:

Tästä kirjoituksesta palautetta voi lähettää minulle osoitteeseen etunimi.sukunimi@metamanager.fi, saa soittaakin 040-593 1732. Halutessasi voit myös vaikuttaa lokakuun jatkokirjoituksen sisältöön kertomalla omia näkemyksiäsi aikatauluongelmien syistä. Koostan lukijoiden kokemuksia ja näkemyksiä jatkokirjoitukseen. Kunnioitan luonnollisesti palautteenantajien anonymiteettiä, eli en julkaise kirjoituksessa heistä mitään tietoja.   

Uutiskirjeemme voit halutessasi tilata tästä, tilauslomakkeelle voit kirjoittaa kenttään Viesti sanan Uutiskirje. Uutiskirjeen tilaus onnistuu myös lähettämällä meiliä minulle.

Tietosuojaselosteeseemme pääset tästä.

Tsemppiä syksyyn. Voikaa hyvin.

Ystävällisesti,

Mikko

www.metamanager.fi


[1] Laitinen 2020; Linberg, K.R. 1999; Stoica & Brouse 2013.

[2] Tutkimuskirjallisuudesta ks. Laitinen 2020, 15, 17.

[3] Esihenkilöiden merkityksestä päätöksenteolle ks. lähemmin esim. Salmela 2019, https://www.sytyke.org/tietojohtaminen/miksi-it-projektit-onnistuvat-tai-epaonnistuvat/.