Asiakirjahallinnan auditoinnit

Metsä voi olla joskus vaikeaa nähdä puilta. Kokonaiskuvan hahmottaminen on erityisen tärkeää muutostilanteessa, esimerkiksi organisaatiofuusiossa ja tietojärjestelmää hankittaessa. Voimme auttaa teitä luomaan kokonaiskäsitystä asiakirjahallintanne nykytilanteesta, ongelmakohdista sekä kehittämistarpeista. Auditoinnin voi toteuttaa koko asiakirjahallinnan laajuudelta tai sovituilta osa-alueilta. Auditointipalvelumme kattavat asiakirjahallinnan näkökulmasta prosessit, dokumentaation ja tietojärjestelmät.

Meillä on kokemusta lukuisista ja erilaisista auditoinneista, omavalvonnasta sekä julkishallinnon organisaatioiden toiminnan tarkastuksista. Mikko on esimerkiksi työskennellyt ylitarkastajana Kansallisarkiston organisaatiossa ja tarkastanut kymmeniä julkishallinnon organisaatioita.

Asiakirjahallinnan auditoinnilla pyritään varmistumaan siitä, että organisaation asiakirjahallinnan käytännöt ovat todella sitä, mitä niiden tulisi olla. Auditoinnissa asiakirjahallintaa (eli siis asiakirjatietojen hallintaa toimintana) arvioidaan suhteessa asiakirjahallinnan normatiivisiin reunaehtoihin (lainsäädäntö, organisaation ohjesäännöt ja alan vakiintuneet hyvät käytännöt). Arvioitavaksi voi tulla asiakirjahallinta kokonaisuudessaan tai vain jokin yksittäinen sen vaihe (esimerkiksi asianhallinta tai asiakirjatietojen säilyttäminen).

Auditoinnissa noudatetaan projektihallinnalle tyypillistä kaavaa. Aluksi määritellään, mitä asiakirjahallinnan osa-aluetta tai vaihetta arvioidaan, missä laajuudessa, kuinka kauan, millä aikataululla ja ketkä organisaation työntekijät ovat mukana auditoinnissa. Seuraavaksi lähdetään tutustumaan relevantteihin normeihin, prosessikuvauksiin ja sellaiseen dokumentaatioon, joka valaisee arvioitavaa kohdetta. Lisäksi voidaan tehdä haastatteluja tai järjestää keskustelutilaisuuksia asiakirjahallinnan parissa työskentelevien kesken. Kaiken edellä kuvatun tiedonkeruun päämääränä on selvittää ja arvioida, millainen asiakirjahallinnan (tai sen osa-alueen taikka vaiheen) nykytila on. Lopuksi laaditaan suunnitelma asiakirjahallinnan kehittämiseksi. Suunnitelmassa esitetään toimenpidesuositukset toiminnan kehittämiseksi ja keinot niiden toimeenpanemiseksi. Lisäksi suunnitelmaan on hyvä kirjata keinot kehityksen seurantaa varten.

Mitä puutteita (tai positiivisesti ajatellen, kehittämiskohteita) auditoinnissa voidaan havaita? Tässä esimerkkejä:

  • Asiakirjahallinnan toimintaohjeet, tiedonohjaussuunnitelma tms. eivät ole riittäviä laadukkaan asiakirjahallinnan toteuttamiseksi.
  • Asiakirjatietoja ei säilytetä eikä käsitellä tiedonohjaussuunnitelman ja/tai muun ohjeistuksen mukaisesti.
  • Asiakirjahallinnan prosessit eivät ole sopusoinnussa lainsäädännön kanssa.
  • Tietopyyntöjen käsittelyssä kestää liian kauan.
  • Julkisuusastekysymykset ovat epäselviä.
  • Työntekijät eivät tunne tarpeeksi asiakirjahallinnan käytäntöjä.
  • Asiakirjahallinnan prosessit eivät takaa asiakirjatietojen oikeellisuutta ja muuttumattomuutta.

Puutteet tulee nähdä kehittämiskohteina. Jos jotakin havaitaan olevan pielessä, on hyvä, että se selviää auditoinnissa eikä jostakin puutteesta johtuvan riskin realisoituessa. On tärkeää, että nykytilanne selvitetään mahdollisimman avoimella ja rehellisellä otteella. Näin toimenpidesuositukset kohdistuvat aitoihin puutteisiin. Tehdään yhdessä asiakirjahallinnastasi parempaa! Voit ottaa yhteyttä Mikkoon mikko.punkkimetamanager.fi, 040-593 1732 tai lähettää viestiä yhteydenottolomakkeella.