1. Miksi asiakirjojen suojelusuunnitelma on tarpeellinen?
Suojelusuunnitelman laatiminen ja päivittäminen ovat ajankohtaisempia kuin vuosikymmeniin. Näiden suunnitelmien avulla organisaatiot voivat suojata asiakirjallista pääomaansa erilaisilta uhilta ja riskeiltä. Kansallisarkisto on määritellyt vaatimukset julkishallinnon asiakirjojen suojelulle. Suojelusuunnitelma auttaa varmistamaan, että organisaatio noudattaa näitä määräyksiä.
Motiivina suojelusuunnitelman laatimiseen saattaa olla esimerkiksi seuraaviin riskeihin varautuminen:
- Epävakaa sää: Muuttuvat sääolosuhteet voivat johtaa kosteusvaurioihin arkistotiloissa esimerkiksi tulvivien viemärien takia. Oikein laadittu suojelusuunnitelma voi minimoida näiden vaurioiden riskin ja vaikutuksen.
- Tulipalot ja kosteusvauriot: Kuiva paperi roihuaa pirteästi, ja palo voikin tuhota korvaamattomia tietoja ja historiallisia asiakirjoja. Kosteusvauriot puolestaan voivat arkistotilan rakenteiden lisäksi homehduttaa myös asiakirjoja.
- Mahdolliset ulkoiset ja sisäiset uhat: Organisaation sijainnista riippuen itänaapuri jännittänee enemmän tai vähemmän. Suojelusuunnitelma ottaa huomioon mahdollisen lämminhenkisen naapurivierailun tai jonkun muun tahon toteuttaman arkea piristävän tapahtuman ja auttaa valmistautumaan mahdollisiin riskeihin.
Riskienhallinnan ja asiakirjahallinnan välisistä kytköksistä voit halutessasi lukea tarkemmin Asiakirjatyypit-blogimme kirjoituksesta Onko asiakirjahallinta riskienhallintaa?
2. MetaManager Oy:n palvelut – Suojelusuunnitelman vaatimat kartoitukset ja suojelusuunnitelman laatiminen
MetaManager Oy tarjoaa vuosikymmenten kokemuksella asiantuntevaa palvelua julkishallinnon asiakirjojen suojelusuunnitelman ja asiakirjojen suojeluluokituksen laatimiseen. Modulaarinen palvelumme sisältää muun muassa arkistotila- ja arkistoaineistokartoitukset, asiakirjojen suojeluluokittamisen, suojeluluokituksen laatimisen/päivittämisen sekä suojelusuunnitelman laatimisen. Asiakkaamme voi valita em. osa-alueista yhden tai useamman tarpeidensa mukaan.
Nykyisinä ja entisinä julkishallinnon työntekijöinä ymmärrämme julkishallinnon erityistarpeet ja haasteet asiakirjojen suojelussa. Teemme tarvittaessa tiivistä yhteistyötä organisaation turvallisuus- ja suojeluvastaavien sekä aineistojen omistajien kanssa, jotta asiakirjojen suojelusuunnitelma vastaisi kaikkien osapuolten tarpeita ja käsityksiä.
3. Palvelun moduulit tarkemmin esiteltynä:
- Arkistoaineistokartoitukset: Analysoimme organisaation nykyiset käytännöt, tunnistamme suojeltavat ja tärkeät asiakirjat ja ehdotamme parannuksia.
- Arkistotilojen tarkastus: Käymme läpi fyysiset arkistotilanne varmistaen että ne vastaavat kansallisia vaatimuksia.
- Suojelusuunnitelman laatiminen ja päivitys: Laadimme tai päivitämme yksityiskohtaisen suojelusuunnitelman huomioiden organisaation tarpeet ja voimassa olevat ohjeistukset.
- Suojeluluokittaminen: Suojeluluokitamme asiakirjanne. Ilman ammattitaidolla laadittua luokitusta suojelusuunnitelma ei voi toimia, koska suojelutoimenpiteet ovat suojeluluokkakohtaisia.
- Evakuointisuunnitelma: Laadimme erillisen evakuointisuunnitelman tarpeidenne pohjalta.
4. Suojelusuunnitelmiin liittyvät MetaManagerin muut palvelut
- Suojelusuunnitelmat edellyttävät asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyä. Määrittely toteutetaan tyypillisesti arkistonmuodostussuunnitelmalla/tiedonohjaussuunnitelmalla. Olemme olleet laatimassa yli 100 em. suunnitelmaa, joten säilytysaikojen määrittely on meille rutiinia. Lue lisää arkistonmuodostussuunnitelmaa/tiedonohjaussuunnitelmaa koskevasta palvelustamme tästä.
- Myös tiedonhallintamallia voi hyödyntää asiakirjojen suojelussa. Tiedonhallintamallipalvelustamme voit lukea täältä.
- Säilytysaikojen vahvistaminen saattaa edellyttää ns. seulontaesityksen antamista Kansallisarkistolle. Myös tässä me voimme auttaa! Olemme laatineet seulontaesityksiä asiakkaillemme sekä olleet Kansallisarkiston työntekijöinä tekemässä niiden pohjalta seulontapäätöksiä.
- Asiakirjojen suojelu on ymmärrettävästi useimmille hepreaa. Meiltä saa aihepiiristä tarpeisiinne räätälöidyt ytimekkäät koulutukset.
5. Ota yhteyttä
Pyrimme tarjoamaan asiakkaillemme laadukasta palvelua. Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset lisätietoja, älä epäröi ottaa yhteyttä yhteydenottolomakkeella tai meilitse/puhelimitse Mikko Punkki, etunimi.sukunimi@metamanager.fi / 040-593 1732.