Tiedonhallinta ja työhyvinvointi

Olen tehnyt elämäni ensimmäistä isompaa arkistonjärjestysurakkaa osana MetaManagerin tiimiä. Se on saanut minut katselemaan maailmaa ympärilläni uusin silmin. Pelkistetysti oivalluksen voi kiteyttää muotoon: Projektinhallinta ja tiedonhallinta ovat työhyvinvointia.

Kulttuurishokki alkoi projektiryhmän ensimmäisestä Teams-palaverista. Homma oli ennalta valmisteltu niin idioottivarmaksi, ja palaveri eteni yhtäältä niin rauhallisen leppoisasti ja vähäeleisesti ja toisaalta niin johdonmukaisesti, että oikein häkellyin: ”Tällaistako asioiden yhteinen hoitaminen voi parhaimmillaan olla?” Projektin edetessä ajatukset kohosivat maailmaa syleileviin korkeuksiin, kun päädyin siihen, että MetaManagerin kaltaisilla tiedonhallinnan rautaisilla ammattilaisilla on käsissään viisasten kivi, johon tiivistyy toimivan työelämän resepti.

Aina kun tehdään tavoitteellisesti yhdessä – oikeastaan ihan mitä tahansa työtä – on tärkeä tiedostaa mitä tehdään ja miksi tehdään, mihin tarkoitukseen ja minkälaisin vaatimuksin. Mikä tarkalleen on tavoiteltu päämäärä. Milloin ja millä aikataululla tehdään. Missä ja millä resursseilla ja välineillä. Missä järjestyksessä. Mikä on kenenkin vastuullinen tehtävä ja miten tehtävät suhteutuvat toisiinsa. Kuka perehdyttää aluksi, entä kuka auttaa tarvittaessa työn jatkuessa missäkin kysymyksessä. Miten nämä henkilöt saa parhaiten kiinni. Mitkä ovat tilanteita, joissa on syytä kysyä lisäohjeita ja tarkennuksia, mitkä tapaukset taas ratkaistaan omalla harkinnalla ja jo kertyneellä kokemuksella. Jne.

Sananlasku ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pitää kutinsa. Hyvän suunnittelemisen jälkeen varsinainen työprosessi todellakin sujuu. Asioita ei tarvitse tehdä useaan kertaan eikä kukaan tee samoja asioita eri säännöin. Työssä on selkeästi hahmotettava rakenne ja ”juoni”. Eikä tehtyä tarvitse jäädä miettimään: ”Meniköhän se nyt varmasti oikein?” Eikä myöskään: ”Meneeköhän tämä taas vuoden päästä ihan uusiksi?” Siksi työ on kivaa, mielekästä ja palkitsevaa eikä se stressaa. Tiedonhallinnassa on muutettavat muuttaen kyse juuri näistä asioista.

Palapeli yhdessä.

Hyvä tiedonhallinta on paras teko työhyvinvoinnille. Sen mukana tulee toimivuus ja sujuvuus – tehokkuus. Tehokkuudella on toki toisinaan syystäkin huono kaiku. Niille, jotka tehokkuudesta äänekkäimmin puhuvat, se voi olla synonyymi sille, että paiskitaan kamalasti töitä mahdollisimman kovaan tahtiin. Mutta jos tekemisen suhteuttaminen päämääriin unohtuu vauhdissa ja reality check jää kiireessä tekemättä, seurauksena on liian helposti hedelmätöntä sähellystä tai tuloksia, jotka eivät olekaan ihan toivottuja. Silloin työntekijän kokemus työn merkityksellisyydestä helposti haalistuu. Lisäksi toimimattomiin käytäntöihin liittyvä epävarmuus syö kenen tahansa itseluottamusta, itsetuntoa, motivaatiota ja jaksamista.

Työpaikoilla reagoidaan usein töiden kasautumiseen ja työntekijöiden uupumiseen kutsumalla paikalle konsultti pitämään työhyvinvointikoulutuksia. Todellisia välineitä purkaa työkulttuuriin syvälle juurtunut dysfunktionaalinen dynamiikka ei kuitenkaan suinkaan aina löydy. Vuorovaikutustaitojen harjoittelu, kuunteleminen, positiivinen ajattelu, omien rajojen tiedostaminen, itsemyötätunto, tietoinen läsnäolo ja monenlaiset muut hyvät ja hyödylliset jutut voivat helpottaa oloa, auttaa jaksamaan ja antaa resilienssiä. Toimimattomia käytäntöjä ne eivät kuitenkaan vielä sinänsä muiksi muuta. Silloin, kun ongelmien syyt ovat ”huonossa konkretiassa”, eivät pyrkimykset ratkaista työkulttuurin epäkohtia asenteiden, ajatusten ja mielikuvien kautta auta. Valitettavan usein työhyvinvointitilaisuuden järjestäminen on myös tapa siirtää ongelma ”ratkaistujen pinoon” ja ostaa hyvä omatunto: ”Kyllä me ollaan nää kipupisteet tiedostettu ja niitä työstetty”.

Tiedonhallinnan ammattilaisen konsultaatio ja interventio on luonteeltaan toisenlaista. Huomio ja toimenpiteet kohdistuvat nimenomaan ”huonoon konkretiaan”.  Työsarkana ovat tiedon – digitaalisten ja paperisten aineistokokonaisuuksien – käsittelemisen, säilyttämisen ja systematisoimisen käytännöt. (https://metamanager.fi/palvelumme/) Ne ovat asioita, joita nykyään lähestulkoon jokainen yritys tavalla tai toisella joutuu järjestämään. Tietosuoja- ja turvakysymykset (https://metamanager.fi/onko-asiakirjahallinta-riskienhallintaa/) pitää hoitaa lain vaatimalla tavalla. Paperiarkistojen säilyttämiseen liittyvät kysymykset on vääjäämättä jossakin vaiheessa ratkaistava. Ja kun kertyneitä mappeja setvitään, usein huomataan, että jotain oleellista puuttuu tai paljon ihan tarpeetonta aineistoa on säästetty esimerkiksi niin, että samat dokumentit on taltioitu useampana kappaleena. Ja että kaiken olisi oikeastaan voinut tehdä jo alusta saakka paljon helpommin ja toimivammin…

Uskaltaisin väittää, että tiedonhallinnan ammattilaisen konsultaatio maksaa itsensä takaisin vääjäämättä.

Jossain vaiheessa meneillään olevaa projektiamme hoksasin myös, miksi MetaManager on nimeltään MetaManager. Sen toimialaa ei todellakaan ole mikromanagerointi – yksittäisten asioiden pikkutarkka säätäminen. Edes kokonaisuuksien hallinta – ”makromanagerointi” – ei kiteytä oleellisinta. MetaManagerin toimialaa on tietokokonaisuuksien hallinta ja järjestäminen, jossa otetaan rutiininomaisesti huomioon myös metataso: 1) huolehditaan siitä, että nykyisten (ja mahdollisuuksien mukaan myös valmisteilla olevien) lakien ja säädösten vaatimukset täyttyvät, 2) hyödynnetään alan parhaiksi osoittautuneita käytäntöjä ja 3) pyritään takaamaan se, että työn tulokset kestävät tarkoituksenmukaisina pitkälle tulevaisuuteen. Niin, ja toki MetaManagerin projekteissa myös 4) hallitaan ja tuotetaan metatietoa, ”tietoa tiedosta”.

Krista Berglund

Kirjoittaja on helsinkiläinen valtiotieteiden tohtori ja ortodoksiseen kirkkomusiikkiin erikoistunut teologian kandidaatti, joka suosittelee kaikille tiedonhallinnan kanssa tuskaileville MetaManagerin uutiskirjeen tilaamista! Sen voit tehdä TÄSTÄ.