ti 22.10. klo 14-15:30, etäkoulutus (Zoom)
Ilmoittautuminen
Ilmoittautumislomakkeella tai sähköpostitse/soittamalla mikko.punkki@metamanager.fi, 040-593 1732. Tervetuloa!
Hinta
200 euroa + alv. 25,5 %. Tallenne on katsottavissa 14 vrk ajan tallennelinkin lähettämisestä.
Kohderyhmä
Organisaation tiedonhallinnan ja arkistoinnin toiminnoista vastaavat, esim. hallintojohtajat, hallintopäälliköt, tietohallintojohtajat ja – päälliköt sekä lakiasianjohtajat ja – päälliköt. Koulutus soveltuu hyvin sekä julkishallinnossa että yrityksissä, järjestöissä tai yhdistyksissä toimiville.
Koulutuksen kuvaus
Asiakirjat ovat keskeinen osa organisaation tietopääomaa, ja asianhallinta ja arkistointi toimintoina puolestaan ovat olennainen osa organisaation asianmukaista tiedonhallintaa sekä oman että asiakkaiden oikeusturvan varmistamista – toimialasta riippumatta. Julkishallinnon organisaatioiden osalta korostuu lisäksi hyvän hallinnon toteuttaminen.
Sillä, millä tavoin organisaation toiminnan tuloksena syntyviä asiakirjoja (näiden muodosta riippumatta) arjessa käsitellään ja toisaalta asian käsittelyn jälkeen arkistoidaan, on myös sekä välillisiä että suoria kustannusvaikutuksia. Tehottomasti ja sekaisin tai lukuisina kopioina eri formaateissa olevat asiakirjat aiheuttavat moninkertaista ja turhaa työtä, ja pahimmillaan kadotettujen asiakirjojen myötä organisaatiolle voi aiheutua myös mainehaittaa.
Tule siis kuulemaan, miten asiakirjoja kannattaa käsitellä niin, että varmistatte tietopääomanne kustannustehokkaan hyödyntämisen!
Koulutuksen sisältö
Tieto on minkä tahansa organisaation toiminnan keskiössä. Tiedolla mm. ohjataan ja kehitetään toimintaa, luodaan ja ylläpidetään suhteita asiakkaisiin sekä tuotetaan raportteja ja myös vertailutietoa muihin toimijoihin nähden. Siten organisaation tehokkaan ja kilpailukykyisen toiminnan edellytys on toimiva tiedonhallinta, minkä olennainen osa-alue on toimiva asian- ja asiakirjanhallinta.
Tiedon- ja asianhallintaa sekä asiakirjojen arkistointia ohjaavat erilaiset käsitteet, normit, ohjeet, suositukset sekä säilytysajat ja -muodot. Kaikella tällä on lopulta hyvin pragmaattinen tarkoitus organisaation operatiivisen toiminnan kannalta: hallita tiedon tulvaa, varmistaa organisaation oma ja asiakkaiden oikeusturva sekä tuottaa kustannussäästöjä varmistamalla oikean ja ajan tasalla olevan tiedon löytyminen.
Asiakirjat ovat keskeinen osa organisaation tietopääomaa, ja asiakirjoja tuleekin käsitellä asianmukaisella tavalla suunnitellusti ja hallitusti prosessikohtaisesti. Kun asiakirjojen käsittely on suunniteltu aidosti toimintalähtöisesti, vältytään synnyttämästä hukkaa ja saavutetaan kustannussäästöjä niin henkilöstökuluissa kuin tila-/säilytyskustannuksissakin.
Koulutuksessa käydään ensin pähkinänkuoressa läpi asianhallinnan suhde tiedonhallintaan sekä suunnitelmallisen asianhallinnan periaatteet ja keskeiset työvälineet (tiedonhallintamalli, arkistonmuodostussuunnitelma, tiedonohjaussuunnitelma) sekä asianhallintaa ohjaavat keskeiset normit, ohjeet ja suositukset.
Käymme tiiviisti läpi myös prosessien hallinnan kuvaukset asian- ja asiakirjahallinnan näkökulmasta: miten toiminta kannattaa kuvata ja kuvausten perusteella kehittää toimintaprosessit tehokkaammiksi siten, että tietopääoman hallinta säilyy luotettavana.
Lopuksi tarkastellaan asian- ja asiakirjahallintaa kustannus-hyötyanalyysin näkökulmasta valaisevien esimerkkien avulla.
Avainsanat
Asianhallinta, arkistonmuodostussuunnitelma eli AMS, tiedonhallinta, tiedonhallintasuunnitelma, arkistointi, tiedonhallinta, tietopääoma, toiminnan tehostaminen, kustannus- hyötyanalyysi.
Kouluttajakuvaus
Kouluttajana toimii tiedonhallinnan moniosaaja, FM Kaisa Rihu. Kaisa on kokenut alan ammattilainen, jolla on lähes 20 vuoden monipuolinen kokemus tiedon- ja asianhallinnan sekä arkistoinnin parista erityisesti valtionhallinnon eri hallinnonaloilta. Myös seurakuntasektori on hänelle tuttu, samoin järjestöjen ja yhdistysten arkistotoimi. Kaisan erityisosaamista on sähköinen asianhallinta ja arkistointi sekä prosessien ja organisaation toiminnan kehittäminen.
Kaisa on toiminut aktiivisesti mukana erilaisissa alan työryhmissä, mm. Kirkon arkistotoimen neuvottelukunnassa, Tiedonhallintalautakunnan toimintalähtöisessä asianhallintajaostossa, ja on tällä hetkellä mukana mm. yksityisarkistosektoria koskevan Kansallisen hankintapolitiikan laajentamisen työryhmässä.
