Digitalisaatio on muuttanut asiakirjahallintaa perusteellisesti, mutta paperiarkistot eivät ole kadonneet, vaikka niitä ei juurikaan suuremmilla toimijoilla enää synny. Vuosikymmenten aikana kertyneet fyysiset arkistot ovat kuitenkin edelleen olemassa ja sisältävät usein lakisääteisesti pitkään tai pysyvästi säilytettäviä aineistoja. Esimerkiksi pienempien yritysten ja järjestöjen paperiarkistot voivat yhä kasvaa, koska digitaalinen arkistointi voi tuntua kalliilta tai monimutkaiselta.
Arkistoa käytetään, ei vain säilytetä
Arkiston arvo ei synny säilyttämisestä vaan tiedon löydettävyydestä ja käytöstä. Jos asiakirjaa ei löydy tarvittaessa, sitä ei käytännössä ole olemassa. Tämä on monessa organisaatiossa arkinen ongelma: paperiarkiston tuntevat henkilöt ovat eläköityneet, henkilöstöä on vähennetty tai aineistot ovat eri syistä sekoittuneet.
Hallitsematon arkisto on kustannus. Se vie tilaa, sitoo henkilöresursseja, vaikeuttaa tietopalvelua ja muuta tietojen käyttöä. Organisaatiot voivat myös altistua erilaisille tietosuoja- ja vaatimuksenmukaisuusriskeille. GDPR, kirjanpitolaki ja muu lainsäädäntö edellyttävät, että aineistoja käsitellään ja säilytetään asianmukaisesti ja että ne myös hävitetään oikea-aikaisesti säilytysaikojen päättyessä.
Arkistojen hoito jää helposti huonolle tolalle monesta syystä. Muutoissa aineistot menevät sekaisin, asioita tuntevat henkilöt eläköityvät eikä tilalle aina rekrytoida uusia. Samaan aikaan toimitilakustannukset nousevat ja arkistotiloja jää tyhjilleen. Toisaalta keskus- ja päätearkistotiloja pitäisi laajentaa. Seurauksena on kasvavia haasteita ja paineita aineistojen asianmukaiselle käsittelylle.
Muutostilanteet paljastavat ongelmat
Toimitilamuutokset, organisaatiouudistukset ja toimipaikkojen lakkautukset ovat tyypillisiä tilanteita, joissa arkistojen todellinen tila paljastuu. Aineistoa tulee järjestämättömänä päätearkistoon, salassa pidettäviä asiakirjoja jää tyhjennettyihin tiloihin tai henkilötietoja päätyy vääriin käsiin. Seuraukset voivat olla mainehaittoja, sanktioita tai taloudellisia vahinkoja. Ne olisi useimmiten voitu välttää huolellisella suunnittelulla.
Viime vuosina julkisuudessa olleita esimerkkejä ikävistä seurauksista on Keroputaan lakkautettuun sairaalaan tehty murto vuonna 2025, jolloin potilasasiakirjoja päätyi sosiaaliseen mediaan. Ylisen sairaalan murrossa vuonna 2022 potilasasiakirjoja oli levitelty sairaalan tiloihin. Myös kuolin- ja konkurssipesiin on jäänyt aineistoja, jotka olisi syytä saada asianmukaisiin tiloihin ja asianmukaiseen käyttöön.
Kustannustehokkainta on seuloa ja järjestää aineistot hyvissä ajoin, ei vasta silloin, kun on pakko.
Analogisella asiakirjalla voi olla kulttuurihistoriallista arvoa
Asiakirjan kulttuurihistoriallinen arvo tarkoittaa sitä, että asiakirja säilytetään fyysisenä mahdollisesta digitoinnista huolimatta. Kulttuurihistoriallisen arvon omaava asiakirja voi olla todiste organisaatiolle merkittävästä tapahtumasta tai kehityskulusta, organisaation toiminnan tai työkulttuurin muutoksesta tai asiakirja voi olla laadittu erityiselle paperille, jolla on oma historiallinen merkityksensä.
Fyysiset ja digitaaliset aineistot täydentävät toisiaan
Fyysiset arkistot ovat myös osa organisaatioiden tietovarantoja ja niiden sisällöt jatkuvat usein sähköisinä. Siirtymävaiheessa toimintaympäristöstä toiseen tarvitaan todennäköisesti sekä paperimuotoisissa asiakirjoissa että sähköisessä muodossa olevia tietoja. On siis varmistettava, että tiedot löytyvät niiden säilytysmuodosta riippumatta.
Järjestyksessä oleva arkisto tukee toimintaa
Organisaatio, joka tietää, mitä se säilyttää, miksi ja kuinka kauan, välttyy turhilta kustannuksilta ja riskeiltä. Hyvin hoidettu arkisto mahdollistaa, että tieto on käytettävissä silloin, kun sitä tarvitaan. Tämä korostaa myös aineistojen kuvailun merkitystä, jotta arkistosta voidaan löytää vastauksia erityyppisiin kysymyksiin nyt ja tulevaisuudessa. Järjestetyn arkiston merkityksestä tutkimukselle voit lukea lisää esim. tästä Asiakirjatyypit-blogin Johanna Skurnikin kirjoituksesta: Järjestetty arkiston on tutkijan onni. Huonosti hoidettu arkisto aiheuttaa paljon työtä, kustannuksia ja huolta.
Matti Happonen
Matilla on laaja-alainen kokemus asiakirjahallinnon, arkistoinnin ja digitaalisen tiedonhallinnan, asiantuntija- ja esihenkilötehtävistä 1980-luvun lopulta alkaen. Hän on toiminut projektipäällikkönä ja asiantuntijana useissa tietojärjestelmäprojekteissa sekä toiminta- ja tietoprosessien kehittämisprojekteissa. Matti on tottunut työskentelemään IT-toimittajien ja muiden yhteistyötahojen kanssa. Matti tuntee tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnan lainsäädäntökokonaisuuden ja ohjeistuksen sekä tietoaineistojen arvonmäärityksen kriteerit. Hän on myös ohjannut analogisten arkistojen seulontaa ja arkistomuuttoja.
MetaManagerilla on osaamista ja kokemusta fyysisten aineistojen elinkaaren hallintaan kaikissa vaiheissa – inventoinnista ja arvonmäärityksestä muuttojen valmisteluun ja sähköiseen siirtymään. Autamme organisaatioita tunnistamaan niiden hallussa olevia aineistoja – ja kuinka niiden kanssa kannattaa toimia.
Arkistoaineistojen haltuunotto on kokonaisuudessaan monivaiheinen prosessi, jonka toteuttamiseksi on usein taloudellista ja työekonomista käyttää vankkaa arkiston- ja asiakirjahallinnan ammattitaitoa. Hyvin suunniteltuna ja ammattilaisten avulla projekti pysyy tiiviinä, ja turhilta, mahdollisesti kalliiltakin, rönsyiltä vältytään. MetaManagerilla on mahdollisuus tarjota järjestämisprojekteihin laadukas, kokenut ja oikeankokoinen tiimi, jolla on kokemusta valtionhallinnon, kunnallishallinnon, yritys- ja järjestösektoreiden sekä seurakuntien paperiarkistojen järjestämisprojekteista ja aineiston tehokkaasta käsittelystä. Palveluistamme voit lukea lisää täältä ja lisätietoja saa Mikko Punkilta, 040-593 1732 ja etunimi.sukunimi@metamanager.fi. Voit lähettää viestiä myös yhteydenottolomakkeella. Samalla lomakkeella voit myös tilata uutiskirjeemme.