Vaikka monen organisaation asiakirja-aineistot ovat jo pitemmän aikaa olleet syntysähköisiä ja olemassa olevia paperiaineistojakin saatetaan digitoida kaiken aikaa, ei tarve jäljelle jääneiden paperiaineistojen järjestämiselle ole suinkaan loppunut. Järjestämätöntä ja seulomatonta arkistoaineistoa on Suomessa hyllykilometreittäin. Ehkä sellaista löytyy myös teidän organisaationne arkistomakasiinista tai toimistotiloista?
Meillä MetaManagerilla on pitkä kokemus erilaisten organisaatioiden paperiaineistojen järjestämisestä niin valtionhallinnon, kunnallishallinnon, yritysten, järjestösektorin kuin seurakuntienkin osalta. Meiltä onnistuu koko järjestämisprojektin hoitaminen suunnittelusta toteutukseen. Tämän lisäksi ennen järjestämisprojektin suunnittelua ja toteuttamista voimme asiakkaan niin halutessa suorittaa myös auditoinnin paperiaineistojen osalta.
Vaihtoehtoisesti voimme toimia kevyemmässä roolissa aineiston järjestämisessä, esimerkiksi kartoittamalla asiakkaan paperiarkistotilanteen, suunnittelemalla järjestämisprojektin, tai tekemällä työmääräarvion ja laatimalla askel-askeleelta-ohjeet järjestämistyön suorittamiseksi. Neuvomme samalla säilytysaikojen määrittelyssä ja mahdolliseen digitointiin valmistautumisessa. Tuemme lisäksi jo käynnistettyjen projektien edistämistä.
Aineiston kartoitus sisältää muun muassa järjestämisen kohteena olevan arkistokokonaisuuden rajaamisen, arkiston muodostaneen organisaation historian ja toimintamallin selvittämisen tarvittavilta osin sekä aineistoon mahdollisesti sovellettavien lakien, määräysten ja suositusten selvittämisen.
Aineiston järjestämisprojektin suunnittelussa määritellään muun muassa järjestettävän aineiston säilytysajat (mikäli tiedonohjaussuunnitelmaa tai arkistonmuodostussuunnitelmaa ei ole tai ne ovat puutteellisia), työmääräarviot varsinaisen järjestämistyön osalta, arkistokelpoisten säilytysvälineiden (esimerkiksi koteloiden) valikoinnin ja hankinnan, sekä tarvittaessa asiakaskohtaiset ohjeet järjestämisen toteuttamiseen.
Aineiston järjestäminen pitää useimmiten sisällään aineiston seulonnan, järjestämisen, suojaamisen ja kuvailun. Laadukkaasti järjestetty aineisto on järjestetty tiiviisti, ja jatkokäyttö mukaan lukien tietopyyntöjen toteuttaminen on helppoa joko suoraan järjestelmään tai erillisenä luettelona tehdyn kuvailun avulla. Seulotut aineistot hävitetään tietoturvallisesti.
Aineiston digitointi vaatii oman yksityiskohtaisen suunnittelunsa. On lisäksi tärkeää, että aineisto olisi alustavasti seulottu, järjestetty ja myös luetteloitu ennen digitointia, etenkin jos aineistoa on paljon.
Digitoinnin tekniset vaatimukset on määriteltävä aineiston mukaan (säilytetäänkö aineisto pysyvästi, mikä on aineiston jatkokäyttötarve, sisältääkö audiovisuaalista aineistoa, tarvitaanko käytettävyyden lisäämiseksi tekstintunnistusta jne.), jonka lisäksi huomioon on otettava myös kansalliset digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen tekniset määräykset ja suositukset, tallennus-/arkistointijärjestelmän vaatimukset, sekä mahdolliset tulevat siirtotarpeet kansallisiin pitkäaikaissäilytysjärjestelmiin.
Onnistuneen paperiarkiston järjestämisprojektin jälkeen on usein tarpeen päivittää myös arkistointiin ja asiakirjahallintaan liittyvä ohjeistus ja tiedonohjaussuunnitelma/arkistonmuodostussuunnitelma. Lisäksi on hyvä tehdä asiakirjahallinnan toimintaohje, jossa määritellään esimerkiksi järjestetyn paperiarkiston hallinnan vastuista, sekä toimintamallit syntyvän aineiston osalta. Autamme myös edellä mainittujen ohjeiden ja suunnitelmien laatimisessa.
Kaiken kaikkiaan järjestämistyö on kokonaisuudessaan monivaiheinen prosessi, jonka toteuttamiseksi on usein taloudellista ja työekonomista käyttää vankkaa arkiston- ja asiakirjahallinnan ammattitaitoa. Hyvin suunniteltuna ja ammattilaisten avulla projekti pysyy tiiviinä, ja turhilta, mahdollisesti kalliiltakin, rönsyiltä vältytään.
Lainsäädännön, määräykset ja ohjeet huomioon ottava seulonta varmistaa, että vain organisaation toiminnan kannalta merkittävät ja lainsäädännön vaatimat asiakirjat on säilytetty, asiakirjat pysyvät asiayhteydessä, ja turhat asiakirjat hävitetään säilytysajan päätyttyä. Hyvin järjestetty ja luetteloitu aineisto helpottaa tiedonhakua ja aineiston muuta käyttöä, sekä vähentää esimerkiksi julkisuuslain mukaisten tietopyyntöjen osalta muun muassa maineeseen kohdistuvia riskejä, kun aineistosta ei löydy yllätyksiä, kuten asiakirjoja, jotka olisi pitänyt hävittää jo vuosia aiemmin.
MetaManagerilla on mahdollisuus tarjota järjestämisprojekteihin laadukas ja kokenut tiimi, jolla on kokemusta valtionhallinnon, kunnallishallinnon, yritys- ja järjestösektoreiden sekä seurakuntien paperiarkistojen järjestämisprojekteista ja aineiston tehokkaasta käsittelystä. Osalla meistä on tausta Kansallisarkiston työntekijöinä.
Tuemme jo käynnistettyjen projektien edistämistä, ja suunnittelemme tarvittaessa koko prosessin alusta loppuun. Teemme ammattilaisina työmme itsenäisesti, tehokkaasti ja laatuun panostaen, jolloin asiakkaan ei tarvitse turhaan sitoa resurssejaan ohjaamiseen ja valvontaan.
Olemme toteuttaneet järjestämisprojektin esimerkiksi Business Finlandille.
Ota toki yhteyttä meihin, jos epäröit mistä paperiaineiston järjestäminen kannattaisi aloittaa tai tarvitset apua itse järjestämistyöhön. Voit ottaa yhteyttä Mikko Punkkiin etunimi.sukunimi@metamanager.fi, 040-593 1732 tai lähettää viestiä yhteydenottolomakkeella.