Historiantutkijana käytän päivittäin työssäni arkistoja. Arkistoissa säilytettävät aineistot ovat menneisyyden todistusaineistoa, jotka tarjoavat lukemattomia mahdollisuuksia erilaisten asioiden ja kysymysten tutkimiseen. Tiedon tarpeen mukaan tutkimuksen kohteena saattaa olla kokonainen arkistokokoelma, joka on syntynyt esimerkiksi viranomaisen, yrityksen tai yksityishenkilön toiminnan tuloksena, tai vain tietty osa siitä, esimerkiksi kirjeenvaihto tiettyjen henkilöiden välillä tai vaikkapa tietyntyyppinen aineisto kuten päiväkirjat tai kartat. Molemmissa tapauksissa kaltaiseni tutkija löytää näiden aineistojen äärelle niistä laadittujen luetteloiden ja kuvailutietojen avulla. Lyhyesti sanottuna: järjestetty arkisto on historiantutkijan onni ja tutkimustyön edellytys.
Tutkimuksen kannalta yhtä olennainen kysymys kuin se, että millaisia lähteitä on säilynyt, onkin, että miten niitä on mahdollista käyttää. Arkistoaineistojen ohella historiantutkimuksen keskeisin mahdollistaja ovat arkistotyöntekijät, jotka ovat järjestäneet, luetteloineet ja tehneet nuo aineistot saavutettavaksi joko analogisesti tai digitaalisesti. Asiakirjoista laadittujen luetteloiden sisältämä kuvailutieto ja aineistoista tietokantoihin kirjatut metatiedot ovat avainasemassa hyödyllisen aineiston paikantamisessa ja käyttämisessä.
Mikäli tietoja on vähän, huomaan kääntyväni arkistotyöntekijöiden puoleen tutkimusprosessin aikana useaan otteeseen selvittääkseni, että löytyykö vielä mahdollisesti jotain muuta tai mikä kyseisen kokoelman provenienssihistoria on. Aineistoja käyttäessään tutkija tarvitseekin työssään jatkuvasti arkistolukutaitoa: tämä tarkoittaa paitsi aineistojen tietosisällön tarkastelua, myös sen pohtimista, että kuinka arkistot ovat muodostuneet, miten tietyt aineistot ovat sinne päätyneet ja millä logiikalla aineisto on järjestetty arkistoksi. Tutkijalle on suuri apu, mikäli nämä tiedot ovat helposti paikannettavissa esimerkiksi kokoelmakuvauksessa.
Viimeisen vuosikymmenen aikana aineistojen digitointi on mullistanut historiantutkimuksen käytännöt. Itsekin käytän analogisten arkistojen lisäksi lähes päivittäin digitoituja arkistokokoelmia oman työpöytäni äärestä. Digitointi parantaa aineistojen saavutettavuutta, mutta näidenkin kohdalla hyvin laaditut metatiedot mahdollistavat aineiston löytämisen. Mikäli digitoitujen asiakirjojen sisältö on haettavissa (esimerkiksi tiedosto on ajettu optisen tekstintunnistuksen läpi), nopeuttaa tämä potentiaalisesti huomattavasti hyödyllisten aineistojen löytämistä, vaikka metatiedot olisivatkin niukat.
Digitaalisten arkistojen käyttö vaatii tutkijalta kuitenkin uudenlaisen arkistolukutaidon kehittymistä. historiantutkija Helle Strandgaard Jensen (2021) puhuukin digitaalisten arkistojen lukutaidosta erilaisena verrattuna analogisten arkistojen lukutaitoon. Digitoitujen kokoelmien yhä suurempi saatavuus saattaa esimerkiksi vääristää tutkijan ymmärrystä siitä, mitä kaikkea muuta arkistoissa on saatavilla, varsinkin jos analogisten aineistojen tiedot eivät ole luetteloissa kattavat. Digitaaliset alustat myös usein vääristävät ymmärrystä aineistojen fyysisestä olemuksesta, esimerkiksi niiden koosta, mikäli metatiedot eivät sisällä tätä tietoa. Myös käsitys arkistojen sisältämien asiakirjojen keskinäisestä järjestyksestä ja siten alkuperäisestä syntykontekstista saattaa hämärtyä, jollei käyttöliittymä tee näitä tietoja helposti näkyväksi.
Nykyhetkessä syntyvä asiakirja-aineisto on tulevaisuuden historiantutkijoiden lähdeaineistoa. Arkistonmuodostajat voivat huolella laaditun tiedonohjaussuunnitelman avulla merkittävästi vaikuttaa siihen kuinka käytettäviä nuo aineistot tutkijoille ovat. Samaa päämäärää palvelee myös jo karttuneiden aineistojen haltuunotto: vaikka suurin osa aineistoista nykyisin karttuu syntysähköisinä, on varmasti usealla organisaatiolla hallussaan järjestämätöntä paperiaineistoa. Näiden jo karttuneiden aineistojen käyttökelpoisuuden perusta on aineistojen asianmukainen seulonta, järjestäminen, kuvailu ja metatietojen merkitseminen sekä mahdollinen digitointi. Myös tiedonohjaussuunnitelmat itsessään tulevat olemaan tutkimuksellisesti kiinnostavia, sillä ne määrittelevät arkiston tiedollisen logiikan ja antavat tietoa siitä, mitä on haluttu säästää, mitä taas on pidetty tarpeettomana.
MetaManagerin TOS- ja tiedonhallintamallipalveluista sekä arkistojen järjestämiseen liittyvistä palveluista saat tietoja seuraavista linkeistä:
Palvelupaletti on kokonaisuudessaan luettavissa täällä. Ota halutessasi yhteyttä ja kysy lisää.
Tulevaisuuden historiantutkijat kiittävät.
Tuoreet Asiakirjatyypit-blogin kirjoitukset saat sähköpostiisi tilaamalla uutiskirjeen.
Kirjoittajasta
Johanna Skurnik työskentelee akatemiatutkijana Turun yliopistossa
Lähteet:
Helle Strandgaard Jensen (2021) Digital Archival Literacy for (All) Historians, Media History, 27:2, 251-265, DOI: 10.1080/13688804.2020.1779047