Sähköisesti arkistoitavaa alkujaan digitaalista tai digitoitua tietoaineistoa kertyy valtioille, kunnille, hyvinvointialueille, korkeakouluille, seurakunnille ja muille – myös yksityisille – toimijoille entistä enemmän, ja nämä aineistot tullaan jatkossa usein siirtämään Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palveluun tämän laajetessa parhaillaan käynnissä olevan projektin myötä. Tietoaineistoja siirtävän organisaation omalla vastuulla on huolehtia tiedon elinkaaren hallinnasta ja tunnistaa arkistoitavat tietoaineistot sekä varmistaa näiden arvonmääritys. Lisäksi organisaatio tai sen käyttämä palveluntuottaja vastaa arkistoitavien tietoaineistojen säilyttämisestä ja tietojen säilymisestä eheänä siihen saakka, kunnes ne siirretään Kansallisarkistoon.
MetaManagerilla on laaja kokemus tiedon elinkaaren hallinnassa
Tiedon elinkaaren hallinnan osalta meillä MetaManagerissa on vankkaa kokemusta lukuisista menestyksekkäistä tiedonohjaussuunnitelmaprojekteista, ja omaamme myös runsaasti kokemusta tiedonhallintamallin laadinnasta. Meiltä saat apua myös arkistonmuodostussuunnitelmien laadintaan – tunnemme siis niin perinteiset kuin uudetkin tiedon elinkaaren hallinnan menetelmät, ja osaamme hakea kunkin organisaation tarpeisiin parhaat ratkaisut sopivan kuvaustavan hyödyntämisessä. Olemme perehtyneet myös sekä tiedonhallintalautakunnan päivitettyyn asianhallinnan metatietosuositukseen että suositukseen perustuvaan ja tätä laajentavaan julkisen hallinnon tiedon elinkaaren hallinnan metatietomalliin, ja voimmekin tarjota tukeamme esimerkiksi julkishallinnon organisaatioiden tiedon elinkaaren hallinnan vaatimusten ajantasaisuuden kartoittamisessa.
Tai kaipaatteko apua analogisen aineiston digitointien suunnittelussa? Tutustu arkistojen järjestämispalveluihimme!
Digitaalisten tietoaineistojen siirtämisessä on monta vaihetta
Arkistoitavien tietoaineistojen siirtäminen Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palveluun edellyttää monia hallinnollisia vaiheita, keskeisimpänä voimassa olevaa seulontapäätöstä, sopimusta (mukaan lukien tietoaineiston kuvaukset) sekä sen määrittelyä, onko siirrettävä aineisto säilyttämisen vai arkistoinnin vaiheessa. Tämän perusteella puolestaan määrittyy rekisterinpitäjyys ja aineistoon kohdistuvan tietopalvelun vastuut.
Myös varsinaisen siirtämisen teknisiin valmisteluihin liittyy monenlaisia vaiheita usein yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa. Itse aineiston siirtäminen tapahtuu siirtokäyttöliittymää hyödyntämällä, ja siirtävä organisaatio itse suorittaa varsinaisen siirron.
MetaManager tarjoaa apua siirtoprojekteissanne
Sähköisen arkistoinnin palveluun siirtämisen prosessi on monivaiheinen, ja se kannattaakin suunnitella huolellisesti ja varata tarpeeksi aikaa siirtohankkeelle. Käytännössä paras tapa edetä siirroissa on projektoida siirtäminen, jolloin eri työvaiheiden resursointi ja suorittaminen sekä näiden seuranta on tehokkaampaa. Me MetaManagerilla voimme auttaa teitä niin projektisuunnittelussanne ja konkreettisissa siirtosuunnitelmissanne kuin itse siirtämisessäkin.
Tarjoammekin apuamme siirtämisen projektointiin ja toteutukseen. Voimme auttaa sekä seulontaesityksen valmistelussa että koko siirtoprojektin suunnittelussa. Voimme myös auttaa siirron yksittäisissä vaiheissakin, kuten siirtosuunnitelman ja sopimuksen valmistelussa. Tarjoamme tukea myös aineiston kuvailuun sekä itse siirtämiseen siirtokäyttöliittymällä. Me tunnemme julkishallinnon ja osalla meistä on kokemusta työskentelystä Kansallisarkistossa.
Ota siis halutessasi yhteyttä Mikkoon, niin katsotaan, miten voimme auttaa teitä digitaalisten tietoaineistojen arkistoinnissa.
Mikko Punkki etunimi.sukunimi@metamanager.fi, 040-593 1732 tai lähetä viestiä yhteydenottolomakkeella