Tiedonohjaussuunnitelma, e-arkistonmuodostussuunnitelma, arkistonmuodostussuunnitelma, tiedonhallintasuunnitelma. Lyhenteinä TOS, eAMS, AMS, THS. Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Arkistolain 8 § edellyttää arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) laatimista. AMSissa listataan organisaation tehtävät ja niiden yhteydessä laadittavat ja saapuvat asiakirjalliset tiedot sekä ko. tietojen käsittely- ja säilytyskäytännöt.
Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) on yksinkertaistaen laajennettu arkistonmuodostussuunnitelma. TOS vastaa sähköisen tiedonhallinnan tarpeisiin ja on tärkeä apuväline sähköiseen arkistointiin siirryttäessä sekä dokumenttienhallinta-/asianhallintajärjestelmien asiakirjojen metatiedottamisessa. Tiedonohjaussuunnitelman laatiminen onkin usein isotöinen projekti.
AMS/TOS muodostaa tärkeän osan 1.1.2020 voimaan astuneen tiedonhallintalain edellyttämää tiedonhallintamallia eli tuttavallisemmin THM:aa. Tiedonhallintamallin laadinnassa AMSin/TOSsin tiedot ovat erittäin hyödyllisiä.
Palvelumme pohjautuvat laajaan työkokemukseen
Olemme olleet mukana yhteensä yli sadassa AMS/TOS -projektissa. Näin vahvan kokemuksen pohjalta uskallamme luvata teille tehokasta ja laadultaan kiitettävää palvelua. Referensseistä voidaan mainita esimerkiksi Cargotec Oy, Hausjärven kunta, Helsingin kaupunginorkesteri, Helsingin kaupungin nuorisoasiainkeskus, Humanistinen ammattikorkeakoulu, Julkisia hallintotehtäviä hoitava organisaatio, Jämsän kaupunki, Kotimaisten kielten keskus (KOTUS), Kotka-Kymin seurakuntayhtymä, Siuntion kunta, Servica Oy, Saamelaiskäräjät ja Vaasan kaupungin sosiaali- ja terveystoimi, .
Alla tiedonohjaussuunnitelmaprojekteista saamaamme asiakaspalautetta:
- ”MetaManager on osoittautunut luotettavaksi, asiantuntevaksi ja asioita vauhdilla eteenpäin työstäväksi yhteistyökumppaniksi hyvinvointialueen asianhallinnan ja arkistoinnin toimintojen ja asiakirjojen laajassa valmisteluprojektissa, jossa ko. valmistelutehtävät on käytännössä ulkoistettu MetaManagerille. Työ on kiireisestä aikataulusta huolimatta ollut korkealaatuista ja valmistelussa on noudatettu poikkeuksellista huolellisuutta.”
- Olli Ojanperä, Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen valmistelutoimielimen HTTT-jaoston puheenjohtaja.
- ”MetaManager on Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen asianhallintaprojektissa ollut tehtävänsä erittäin hyvin hallitseva ja aikatauluissa pysyvä yhteistyökumppani.”
- Pekka Kivilevo, Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen valmistelutoimielimen HTTT-jaoston varapuheenjohtaja sekä Sipoon kunnan talousjohtaja.
- ”MetaManagerilta saimme tarvittavan asiantuntemuksen tukemaan sekä Dynasty 10:n käyttöönottoa että asiakirjahallinnan kehittämistä. Yhteistyö oli sujuvaa ja sovitut työt tuli tehtyä ajallaan. MetaManagerilta saamamme asiantuntija-apu oli arvokas projektin onnistumisen kannalta ja jota ilman emme olisi selvinneet. Suuret kiitokset MetaManagerille.”
- Anna Mattila, Humanistisen ammattikorkeakoulun palvelujohtaja
- ”MetaManagerin TOS-starttipaketin avustuksella saimme nopean alun meidän projektillemme. TOS ja päivitetyt eAMS-tiedostot tulevat helpottamaan sähköisen arkistoinnin ja dokumentinhallinnan järjestelmän käyttöönottoa meillä tulevaisuudessa. Projektin aloitus ja aikatauluista sopiminen oli MetaManagerin kanssa varsin jouhevaa, mistä paljon plussaa.”
- Mikko Markkanen, Servica Oy:n ICT-kehittämispäällikkö.
- ”MetaManagerin Mikon ja Saijan avustuksella saimme yrityksemme eAMS-projektin hyvin käynnistettyä ja saimme juuri sitä apua mitä tarvitsimme. Yhteistyöprojekti sujui vaivattomasti rautaisten ammattilaisten kanssa ja heidän työnjälkensä oli laadukasta. Oli ilo tehdä heidän kanssaan yhteistyötä.”
- Kirsi Happonen, Servica Oy:n projektikoordinaattori.
- ”Aikataulussa pysymiselle ja projektin etenemiselle MetaManagerin konsultti oli sparrikaverina ja kirjurina iso apu.”
- Senior Manager Marianna Kartano, Cargotec Oyj
- ”Teimme silloin TOSsin
loppuun sinun neuvoillasi. Siinä oli kova työ, mutta samalla tuli kartoitettua koko organisaation tehtävät ja kuvattua työnkulut. Jälkeenpäin siitä on ollut aivan valtavasti apua. Olemme olleet tosi tyytyväisiä (…). Mielestäni myös henkilönä ja omalla persoonallisuudellasi vedit työpajoja hyvin. Ei pelkästään toimiva systeemi vaan myös henkilöllä, joka asian esittää on merkitystä.” - Tietohallintopäällikkö Tuula Seppo, Vaasan kaupungin sosiaali- ja terveystoimi
- ”MetaManager on osoittautunut luotettavaksi ja aikaansaavaksi yhteistyökumppaniksi. Mikko Punkin ja Eeva Miettisen työn jälki on laadukasta.”
- Hallintojohtaja Niko Kannisto, Siuntion kunta
- ”Projekti oli hyödyllinen orkesterin toiminnan eri prosessien määrittelemisessä, orkesterin toiminnan kannalta saatiin uusia näkökulmia. Projekti onnistui toteutuneessa aikataulussa erityisesti MetaManagerin merkittävän panoksen ja osaamisen ansiosta.”
- Hallintopäällikkö Kimmo Kekola, Helsingin kaupunginorkesteri
- ”Olemme tyytyväisiä MetaManagerilta saamamme palvelun asiantuntevuuteeni.”
- Timo Pirinen, tietohallintosuunnittelija, Hausjärven kunta
- Saamelaiskäräjien hallintopäällikkö Pia Ruotsala-Kangasniemi oli tyytyväinen projektiin ja MetaManagerin palveluihin.
Voimme auttaa monipuolisesti TOS-projektin toteuttamisessa, käynnistämisessä ja loppuunsaattamisessa. Teemme asiakkaillemme myös tiedonhallintamalleja.
Tiivistäen: meiltä saa niin pienimuotoista konsultointia kuin avaimet käteen -periaatteella pitkäkestoista ja kattavaa palvelua. Ota halutessasi yhteyttä ja kysy lisää.