Tiedonhallintamalli eli tuttavallisemmin THM on 1.1.2020 voimaan tulleen tiedonhallintalain vaatima kuvaus tiedonhallintayksikön tiedonhallinnasta. Laki edellytti jokaiselta tiedonhallintayksiköltä tiedonhallintamallin laatimista yhden vuoden siirtymäajalla eli 1.1.2021 mennessä.
Tiedonhallintamallissa on tarkoitus yhdistää tiedonhallintaa koskeva monenlainen informaatio ja mahdolliset olemassa olevat kuvaukset organisaatiota palvelevaksi paketiksi. Mallille tärkeitä osia ovat muun muassa tiedonohjaussuunnitelma / arkistonmuodostussuunnitelma, tietosuoja-asetuksen edellyttämät kuvaukset, asiakirjajulkisuuskuvaus sekä arkkitehtuurikuvaukset. Monella organisaatiolla ei ymmärrettävästi ole kattavasti edellä mainittuja kuvauksia, joten tiedonhallintamallin laatimisessa kannattaa varautua olemassa olevien tietojen kokoamisen lisäksi uuden tiedon tuottamiseen.
Tärkeä osa tiedonhallintamallin laadintaa on organisaation tiedonhallinnan nykytilanteen kartoitus, jossa selvitetään organisaation tiedonhallinnan käytännöt kuten käytettävät järjestelmät, käsiteltävät tiedot ja keskeiset menettelytavat ja työnkulut. MetaManager Oy:n palvelupalettiin kuuluu kokonaiskuvan hahmottamiseen sopiva auditointipalvelu.
Tiedonhallintamalli tehdään ja sitä ylläpidetään:
- organisaation toiminnan, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi,
- tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi,
- moninkertaisen tietojen keruun vähentämiseksi,
- tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden toteuttamiseksi sekä
- tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi ja
- toiminnan tarkastettavuuden parantamiseksi.
Palvelumme
Meillä on vahva kokemus julkishallinnosta ja asiakirjahallinnasta sekä tiedonhallintamallin laadinnan edellyttämien tietojen keräämisestä ja mallin koostamisessa hyödynnettävien kuvausten laatimisesta. Olemme perehtyneet muun muassa asianhallintaan, arkistointiin ja tietosuojaan. Olemme työskennelleet myös lukuisissa tietojärjestelmäprojekteissa sekä kokonaisarkkitehtuurin, tietoturvan, laatutyön ja valmiussuunnittelun parissa.
Meiltä saatte käytännönläheisenä palveluna tiedonhallintamallin tai sen osan koostamisen. Läpikäymme mallille hyödylliset olemassa olevat kuvauksenne, toteutamme tarvittavat keskustelut ja työpajat työntekijöidenne kanssa ja keräämme tarvittaessa fasilitoidussa yhteistyössä kanssanne mallin edellyttämät uudet tiedot.
Olemme laatineet tiedonhallintamalleja ja suunnitelleet tiedonhallintamalliprojekteja niin valtionhallinnon kuin kuntasektorin toimijoille. Tämän linkin takana on yksi esimerkki tekemästämme tiedonhallintamallityöstä, tästä puolestaan pääsee toiseen esimerkkiin.
Laadimme myös tiedonhallintalain edellyttämiä asiakirjajulkisuuskuvauksia.
