Autamme asiakirjahallinnan ja arkistoinnin juoksevien kustannusten ja investointien kustannusten sekä hyötyjen määrittelyssä. Vuosikymmenten työkokemuksen ansiosta ymmärrämme asiakirjahallinnan ja arkistoinnin eri osa-alueiden sisällön ja merkityksen. Tunnemme myös osa-alueiden tyypillisesti vaatimia kustannustekijöitä.
Kustannuslaskennan kohteiden ja tuottavuushyötyjen määrittelyn kohteina voivat olla esimerkiksi:
- Digitoinnin ja sähköisen arkistoinnin kustannukset vs. paperiarkistojen ja niiden vaatimien tilojen ylläpito
- Digitointi valmisteluineen edellyttää usein kunnioitettavan suurta työpanosta ja investointia siten myös euroissa. Toisaalta paperiarkistot vaativat arkistotiloja tuoden vuokrakustannuksia ja edelleen paperiaineistojen haltuunotto (mm. inventointi, seulonta, järjestäminen, hävittäminen), ylläpito ja tietopalvelu vaativat työvoimaa. Voimme auttaa teitä selvittämään digitoinnin kustannushyödyt.
- Digitoinnin valmistelevista tehtävistä eli paperiarkiston haltuunottoon liittyvistä palveluistamme on lisätietoa täällä.
- Asianhallinta-/dokumenttienhallintajärjestelmän hankinta
- Tiedonhallintaan liittyvät järjestelmäprojektit ovat organisaation toiminnan kannalta monella tapaa kriittisiä. Päämääränä on tyypillisesti löytää organisaation tarpeita kustannustehokkaasti tukevat teknologiset ratkaisut ja vaatimukset. Hankintaprosessilla on omat kustannuksensa.
- Asianhallintajärjestelmän käytön ja kirjaamotoiminnan kehittämisen sekä asianhallintaprosessien kehittämisen tuomat kustannushyödyt
- Asianhallintajärjestelmää saattaa käyttää suurin osa organisaation työntekijöistä, joka tapauksessa käyttäjien prosentuaalinen osuus kokonaistyöntekijämäärästä on tyypillisesti merkittävä. Se miten asianhallintajärjestelmää käytetään ja ketkä kaikki sitä käyttävät vaikuttaa merkittävästi järjestelmän vaatimiin henkilöresursseihin. Käyttötapojen ja käyttäjäryhmien määrittelyllä sekä ohjeistamisella pystytään vähentämään merkittävästi asianhallintajärjestelmän vaatimaa kokonaistyöaikaa ja tarpeetonta rekisteröintiä, nopeuttamaan asianhallintaprosessien läpimenoaikoja, parantamaan tietosuojaa ja säästämään järjestelmän käyttäjien hermoja.
- Asiakirjahallinnan prosessien kehittämisen ja automatisoinnin tuomat hyödyt
- Ohjeistuksen kehittäminen ja laatiminen
- Sähköisen asioinnin kehittäminen
- Sähköisten lomakkeiden kehittäminen
- Tietopalvelun kustannustekijät, hinnoittelu, säädösvaatimukset ja tietopalvelun kehittämisen kustannushyödyt
- Tietopalvelun toteutustavat, järjestelmät ja työmäärä vaikuttavat kokonaiskustannuksiin. Tietopalvelu voidaan hinnoitella eri tavoin.
Koko palvelupalettimme on luettavissa täällä.
Yhteystiedot
Ota halutessasi yhteyttä tällä yhteydenottolomakkeella tai soittamalla/meilaamalla Mikko Punkille, 040-593 1732 /etunimi.sukunimi@metamanager.fi