Kirjaamotoiminnan kehittäminen

Käsiteltävien asioiden ja asiakirjojen kirjaaminen ja rekisteröinti on olennainen osa organisaation tiedonhallintaa. Asioiden kirjaamisella ja niiden käsittelyn seurannalla varmistetaan, että asiat hoidetaan ajallaan. Määräaikojen noudattaminen on erityisen tärkeää esimerkiksi tarjousten jättämisessä tai viranomaisasioiden käsittelyssä. Lisäksi asioiden asianmukainen käsittely edellyttää, että asiakirjat ja liitteet on laadittu asianmukaisesti ja että asiakirjat liitteineen on kirjattu tai rekisteröity eli liitetty käsiteltävään asiaan. Näillä toimilla voi olla merkittäviä oikeusvaikutuksia, erityisesti määrä-, takuu- ja vastuuaikojen noudattamisessa sekä henkilöstön ja asiakkaiden oikeusturvan takaamisessa. 

Olemme työskennelleet kirjaamisen parissa useasta eri näkökulmasta projektipäällikköinä, konsultteina ja kouluttajina. Nykypäivänä kirjaaminen kytkeytyy vahvasti asianhallintaan ja toteutetaan useimmiten asianhallintajärjestelmillä. Kirjaamistoiminnasta meillä on karttunut kokemusta niin kirjaamisen organisaatiotasoisesta käynnistämisestä kuin kehittämistyöstä. Kirjaamistoiminnan työvälineet ja dokumentaatio, eli muun muassa tiedonohjaussuunnitelma, diaarikaavat, kirjaamisohjeet, asiakirjahallinnan toimintaohje/arkistosääntö, tiedonhallintamalli sekä tiedonhallintaan liittyvät eri tietojärjestelmät ovat meille tuttuja vuosikymmenten varrelta. Voimme olla siis avuksi myös näiden työvälineiden suunnittelussa ja laatimisessa/käyttöönotossa.

Voimme suunnitella ja tukea kirjaamis- ja rekisteröintitoiminnan kokonaisvaltaista kehittämistä. Tällaisia kehittämistoimenpiteitä ovat muun muassa:

Vahvuuksinamme asianhallinnan ja kirjaamistoiminnan tukemisessa ovat mm. laaja valmisohjelmistojen ja erilaisten räätälöityjen tuotteiden tuntemus, riippumattomuus järjestelmätoimittajista sekä aito halu etsiä asiakkaalle parhaiten sopiva tuote.

Lisätietoja saa Mikko Punkilta etunimi.sukunimi@metamanager.fi, 040-593 1732 tai lähettämällä viestiä yhteydenottolomakkeella.

Koko palvelupalettimme on luettavissa täällä.