Asiakirjahallinnan toimintaohjeet/tiedonhallintaohjeet

Asiakirjahallinnan toimintaohjeella/tiedonhallintaohjeella/arkistosäännöllä tarkoitetaan ohjepakettia, jossa organisaatio määrittelee asiakirjahallintansa vastuut ja käytännön hoidon. Ohjeisto toimii myös asiakirjahallinnan/tiedonhallinnan laatukäsikirjana. Toimintaohjeessa kuvataan tyypillisesti muun muassa asiakirjahallinnan johtamiseen, suunnitteluun sekä asiakirjallisten tietojen käsittelyyn, arkistointiin ja tietopalveluun liittyvät tehtävät.

Arkistolain 8 § edellyttää, että arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Lain vaatimukset kirjataan asiakirjahallinnan toimintaohjeeseen. Toimintaohjeen laatijan on hyvä tuntea myös muu organisaationsa asiakirjahallintaa koskeva lainsäädäntö sekä määräykset, standardit, suositukset ja ohjeet. Esimerkiksi asiakirjojen julkisuuteen ja tietosuojaan liittyvät säädökset ovat toimintaohjeelle merkityksellisiä.

Meillä on laaja kokemus asiakirjahallinnan toimintaohjeiden laatimisesta julkishallinnon organisaatioille, yrityksille ja seurakuntasektorille. Tunnemme toimintaohjeille relevantin lainsäädännön ja muun normiston.