Asiakirjahallinnan toimintaohjeen tarkoitus ja keskeinen sisältö
Asiakirjahallinnan toimintaohjeella/ tiedonhallintaohjeella/ arkistosäännöllä tarkoitetaan ohjepakettia, jossa organisaatio määrittelee muun muassa asiakirjahallintansa vastuut, tehtäväkokonaisuudet, ylläpidon sekä kehittämisen. Ohje kattaa asiakirjojen ja asioiden käsittelyn koko elinkaaren asiakirjojen luonnista aina hävittämiseen tai pysyvään säilyttämiseen.
Arkistolain 8 § edellyttää, että arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Lain vaatimukset kirjataan asiakirjahallinnan toimintaohjeeseen. Toimintaohjeen laatijan tulee tuntea myös muu organisaationsa asiakirjahallintaa koskeva lainsäädäntö sekä määräykset, standardit, suositukset ja ohjeet. Esimerkiksi asiakirjojen julkisuuteen ja tietosuojaan liittyvät säädökset ovat toimintaohjeelle merkityksellisiä.
Käytännön työohjeiden lisäksi ohjeisto toimii myös asiakirjahallinnan/tiedonhallinnan laatukäsikirjana sekä ohjauksen ja valvonnan työvälineenä. Toimintaohjeessa kuvataan muun muassa asiakirjahallinnan johtamiseen, suunnitteluun sekä asiakirjallisten tietojen käsittelyyn, arkistointiin ja tietopalveluun liittyvät tehtävät.
Palvelustamme
Meillä on laaja kokemus asiakirjahallinnan eri osa-alueista ja asiakirjahallinnan toimintaohjeiden laatimisesta julkishallinnon organisaatioille, seurakuntasektorille, yrityksille ja järjestöille. Tunnemme toimintaohjeille relevantin lainsäädännön ja muun normiston. Meillä on myös runsaasti kokemusta ohjeistuksen muutoksista siirryttäessä perinteisestä asiakirjahallinnasta sähköiseen toimintaympäristöön.
Tarjoamme siis asiantuntevaa palvelua asiakirjahallinnan toimintaohjeen laadintaan alusta pitäen tai sen päivittämiseen, kun organisaation toiminta muuttuu. Ohjeen laatimisen tai päivittämisen laajuus sovitaan aina kohdeorganisaation tarpeen mukaan. Tarvittaessa koulutamme myös oman henkilöstön ylläpitämään ja kehittämään ohjeistusta.
Asiakirjahallinnan toimintaohjeeseen kytkeytyy luonnollisesti läheisesti muu asiakirjahallinnan ohjeistus ja dokumentaatio, kuten tiedonohjaussuunnitelma, tiedonhallintamalli ja asiakirjajulkisuuskuvaus. Edellä olevista linkeistä pääset lukemaan niihin liittyvistä palveluistamme.
Ohjeistuksen kokonaisvaltainen kehittäminen puolestaan edellyttää kokonaiskuvaa organisaation asiakirjahallinnan tilasta ja sen kehittämistarpeista. Tarjoamme asiakkaidemme tarpeisiin räätälöityä asiakirjahallinnan auditointipalvelua.
Ohjeistuksen laatiminen/muokkaaminen voi saada alkunsa myös asianhallinta- tai kirjaamiskäytäntöjen kehittämisestä. Asianhallintajärjestelmäprojekteihin liittyvistä palveluistamme voit lukea tästä ja kirjaamisen kehittämispalvelustamme on lisätietoa täällä.
Koko palvelupalettimme on luettavissa tämän linkin takana.
Yhteystiedot
Ota halutessasi yhteyttä tällä yhteydenottolomakkeella tai soittamalla/meilaamalla Mikko Punkille, 040-593 1732/etunimi.sukunimi@metamanager.fi