Tämä kirjoitus on jatkoa Asiakirjatyypit-blogin kirjoitukselle 3/2021, jossa käsittelin muun muassa realististen työmääräarvioiden ja tavoitteiden, henkilösuhteiden sekä yltiöoptimistisuuden merkitystä tiedonhallintaprojektien aikataulujen pettämiselle. Jatkan alla listausta aikataulujen viivästymissyistä.
Hankintaprosessin aikana syntyneet väärinkäsitykset
Tuotteen/palveluntarjoajan myyjällä on ymmärrettävästi mahdollisuus vaikuttaa asiakasorganisaation päätöksentekijöihin. Yksi myyntivaltti voi olla aikataulu ja projektin etenemisnäkymien esittäminen mahdollisimman houkuttelevassa valossa. Puolihumoristisesti myyjän voi tällaisissa tapauksissa määritellä asiakkaan näkökulmasta liian taitavaksi. Minulle on kahdesti pyritty myymään argumentilla: ”Kaikki on mahdollista”. Ymmärtääkseni ei ole. Olen kuullut vitsin IT-alan organisaatioiden lupaus- ja lunastusosastoista, eli myyntiosasto lupaa ja projektin toteuttajien vastuulle jää lupausten lunastaminen.
Laadukkaan projektin edellyttämän työmäärän suorasanainen esille tuominen saattaa aiheuttaa ostajassa ahdistusta ja hammastenkiristystä. Hankintaprosessin aikana ostajalle syntynyt liian ruusuinen kuva voi puolestaan johtaa epärealistiseen aikatauluun.
Projektisuunnitelma puuttuu
Isommissa projekteissa projektisuunnitelma on itsestäänselvyys ja pienemmissäkin erittäin lämpimästi suositeltava. Suunnitelma pakottaa miettimään perusasiat eli mitä tehdään, miksi ja millä resursseilla sekä aikataululla. Hyvään projektisuunnitelmaan kuuluu myös riskianalyysi. Kaikissa asiakirjahallintaprojekteissa projektisuunnitelmaa ei kuitenkaan ole tehty. Ilmankin saattaa pärjätä, mikäli projektin vetäjänä on pätevä ja sitoutunut ihminen, joka tietää mitä tekee ja ehtii myös sen tehdä.
Varsin todennäköisesti projektisuunnitelman puuttuminen johtaa kuitenkin merkittäviin etenemisongelmiin ja kasvattaa suuresti riskiä paitsi aikataulujen venymiseen ja paukkumiseen myös projektin keskeytymiseen. Suunnitelman puuttuminen saattaa jopa hyydyttää projektin alkumetreille. Toisinaan projektisuunnitelman puuttuminen liittyy siihen, ettei projektilla ole nimettyä projektipäällikköä eli virallista vetäjää. Kenellekään ei ole siis ”virallista” päävastuuta ja työtä on tarkoitus tehdä oman toimen ohella osana arkista aherrusta. Tällöin päivittäiset työt menevät ymmärrettävästi helposti epävirallisen projektin edelle.
Tiedonkulun ongelmat
Terminologioissa on luonnollisesti alakohtaisesti eroja. Tietojärjestelmäprojekteissa tietojärjestelmätoimittajan projektipäällikön tärkeimpiä tehtäviä on toisinaan tulkkina toimiminen asiakkaan ja oman organisaationsa välillä. Koodarit eivät lähtökohtaisesti tunne perusteellisesti esimerkiksi julkishallintoa, tietojärjestelmätoimittajan projektipäällikön tehtävänä on kertoa heille mitä asiakas haluaa ja tarvitsee. Asiakkaan suuntaan ”liian” teknisen kielen välttäminen on mahdollisesti paikallaan, koska teknispainotteinen kielenkäyttö saattaa johtaa asiakkaalla hämmennykseen.
Myös asiakkaan projektipäällikkö tarvitsee tulkitsemistaitoja. Hänen on kyettävä kommunikoimaan niin palveluntarjoajan kuin oman organisaationsa ihmisten kanssa.
Yhteisen tavoitetilan hahmottamiselle yhteisen kielen löytäminen on tärkeää, ilman sitä tulee projektille ongelmia. Tiedonkulku on vaarassa hankaloitua entisestään monitoimijaprojekteissa, joissa tavoitetila ja projektin kulku joudutaan sopimaan usean organisaation edustajien kanssa.
Faktinen kiire ja organisaatiokulttuurinen kiire
Meillä kaikilla on kokemusta kiireestä ja sen vaikutuksesta työntekoon. Kiire saattaa tehostaa menoa, mutta jatkuvasti talla pohjassa eteneminen johtaa ennemmin tai myöhemmin tieltä suistumiseen. Kiire saattaa perustua tosiasioihin, kuten organisaatiomuutoksen tai muun poikkeustilanteen aiheuttamaan hetkelliseen työtaakan kasvuun. On toki myös työpaikkoja ja työtilanteita, joissa koetaan enemmän tai vähemmän kroonista kiirettä.
Faktisen kiireen lisäksi kiire saattaa olla myös niin sanotusti kulttuurista eli syystä tai toisesta organisaatiossa tai alalla on omaksuttu kiireen tuntu ja siihen liittyvät toimintamallit. Päätöksentekijän organisaatiokulttuuri ja siihen kytkeytyvä kiireen tuntu saattavat vaikuttaa myös aikataulutukseen. Mitä kiireisempää meno on, sitä lyhyempiä ja ehkä myös epärealistisempia aikataulut saattavat olla.
Olen miettinyt tätä aihepiiriä osittain työkokemukseni kautta. IT-alalla kiire vaikuttaa toimintakulttuuriin syväkoodatulta, kulttuuriselta itsestäänselvyydeltä. Kolikolla on kaksi puolta. Toisaalta aikaa ei tuhlata leppoisaan/hitaaseen etenemiseen, toisaalta jatkuva kiirehtiminen johtaa helposti hötkyilyyn ja siitä aiheutuviin laadullisiin ja aikataulullisiin riskeihin. Yliopistomaailmassa ja akateemisen tutkimuksen parissa aikakäsitys on usein varsin erilainen; asioita halutaan pohtia perusteellisesti, ja pitkät sekä pitkittyvät aikataulut vaikuttavat huomattavasti hyväksyttävämmiltä kuin tiedonhallinnan parissa. Pelkkä tieteellisen artikkelin julkaisuprosessi saattaa vertaisarviointikierroksineen kestää yli 1,5 vuotta.
Alla uusia lukijoita ajatellen edellisessä blogikirjoituksessa esitelty kirjallisuusluettelo, jolla pääsee halutessaan alkuun lisätiedon hankkimisessa:
- Laitinen, Saku (2020): Projektien onnistuminen IT-alalla. Kandidaatintyö. Tampereen yliopiston tekniikan ja luonnontieteiden tiedekunta.
- Linberg, K.R. (1999): Software developer perceptions about software project failure: a case study. The Journal of Systems & Software, vol. 49, no 2, pp. 67-78.
- Project Management Institute (2017): Success rates rise. Transforming the high cost of low performance. PMI’s Pulse of the profession 2017.
- Salmela, Pentti (2018): Miksi IT-projektit onnistuvat tai epäonnistuvat?
- Stoica, R. & Brouse, P (2008): IT project failure: A proposed Four-Phased Adaptive Multi-Method Approach. Procedia Computer Science, vol. 16., pp. 728-736.
- Vanhala, Lauri (2012): Näin VR sotki lippujärjestelmänsä – Miksi it-projektit epäonnistuvat? Suomen Kuvalehti 1/2012
- Wallenius, Niklas (2018): Näistä neljästä syystä IT-projektit epäonnistuvat.
Asiakirjatyypit-blogin kahteen ensimmäiseen kirjoitukseen pääset alla olevista linkeistä:
- 2/2021 Asiakirjahallinnan osaajien työtilanne – Töitä riittää, arvostusta nihkeämmin
- 1/2021 Miksi organisaatiolla tulisi olla ajankohtainen tiedonohjaussuunnitelma?
Tästä kirjoituksesta palautetta voi lähettää minulle osoitteeseen etunimi.sukunimi@metamanager.fi tai soittamalla 040-593 1732.
Mahdolliset uudet blogikirjoitukset mahdollisilla kaupallisilla tiedotteilla höystettyinä saat sähköpostiisi tilaamalla uutiskirjeemme tästä. Tilauslomakkeelle voit kirjoittaa kenttään Viesti sanan Uutiskirje. Uutiskirjeen tilaus onnistuu myös lähettämällä meiliä minulle.
Tietosuojaselosteeseemme pääset tästä.
Voikaa hyvin.
Ystävällisesti,
Mikko
