Asiakirjatyypit-blogi 1/2021. Miksi organisaatiolla tulisi olla ajantasainen tiedonohjaussuunnitelma?

Olen laatinut tiedonohjaussuunnitelmia (TOS) työkseni kohta vuosikymmenen ajan. Toimintaympäristön muutokset, tiedonhallintalain ja EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantulo ovat kuitenkin ajaneet minut pohtimaan tiedonohjaussuunnitelman roolia ja tarpeellisuutta uudelleen. Onko sadoille ihmisille hehkuttamani TOS sittenkään avain onnen? Tai jos joskus olikin, onko sille enää tilaa uudistuneessa lainsäädäntökehikossa tiedonhallintamallin ohella? Tässä kirjoituksessa paljastan miksi Titanic upposi, mutta TOS ei.

Ajan saatossa on laadittu arkistonmuodostussuunnitelmia, tiedonohjaussuunnitelmia, tiedonhallintasuunnitelmia ja tiedonhallintamalleja. Käytetyistä käsitteistä huolimatta kaikilla on pohjimmiltaan sama päämäärä – laadukkaiden, tehokkaiden ja yhdenmukaisten tiedonhallinnan menetelmien tuottaminen. Tässä kirjoituksessa en takerru käsitteiden määritelmiin tai nyanssieroihin vaan haluan maalata isomman kuvan siitä, miksi on tärkeää, että organisaatioilla on suunnitelma tietojen hallitsemiseksi.

Kuvittele tilanne, jossa kaikki työurasi aikaiset tiedot ovat yhdessä suuressa läjässä. Paperisessa tai sähköisessä. Kuvittele myös, että sinun tulee hetkessä löytää pinosta raportti vuodelta X. Tai että asiakas vaatii organisaatiotasi korjaamaan virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivästystä EU:n tietosuoja-asetukseen vedoten. Sanomattakin lienee selvää, että organisaation tulee hallita tietojaan niin vallitsevan lainsäädännön, asiakkaan kuin organisaation itsensä kannalta.

Tarvitaan siis systeemi, joka:

  1. Listaa organisaation tietoaineistot,
  2. Kertoo missä tietoja säilytetään sekä
  3. Määrittelee säännöt niiden hallinnoimiseksi (mm. kuinka kauan säilytetään, ovatko ne julkisia, sisältävätkö ne henkilötietoja).
  4. Lisäksi, jotta lista tietoaineistoista ei olisi vain yksi iso luettelo, tarvitaan systeemi niiden kategorisoimiseksi. Organisaation toiminnan kannalta selkeintä on kiinnittää tietojen hallinta organisaation toimintaprosesseihin.

Hetkinen! Kuulostaa tutulta. Tämä pyörä on kaiketi jo keksitty.

Hyppään juonipaljastuksiin. Paine tiedonhallinnan tehostamiseksi, automatisoimiseksi ja yhteentoimivuuden varmistamiseksi on suurempi kuin koskaan. Nyt tätä tarvetta tukee entistä vahvemmin myös lainsäädäntö.

Tiedonhallintalain 5 § velvoittaa organisaatiot ylläpitämään tiedonhallintamallia. Lain mukaan malliin on kuvattava mm. prosessit, tietovarannot ja -järjestelmät, kuvaukset tietojen säilytysajoista, arkistoinnista ja tuhoamisesta sekä henkilötietojen käsittelystä. Kuulostaa edelleen tutulta. Termi vain on uusi ja kokonaisuus kattavampi. Jatkossakin tiedonohjaussuunnitelma – tai mitä termiä kulloinkin käytetään – vastaa suurelta osalta tiedonhallintalain edellyttämiin vaatimuksiin. Tiedonhallintamallin laadinnassa TOSsin tiedot ovat erittäin hyödyllisiä.

Tiedonohjaussuunnitelman tarinalla on siis kliseisen onnellinen loppu. Prinssi sai prinsessansa. Tiedonhallintamalli tiedonohjaussuunnitelmansa. Nyt on hyvä aika päivittää tietojen hallinnointia koskevat kuvaukset.

MetaManagerin TOS- ja tiedonhallintamallipalveluista saat lisätietoja seuraavista linkeistä:

Palvelupaletti on kokonaisuudessaan luettavissa täällä.

Asiakirjatyypit-blogin kirjoitukseen 2/2021 pääset seuraavasta linkistä Asiakirjahallinnan osaajien työtilanne – Töitä riittää, arvostusta nihkeämmin.

Seuraavat blogikirjoitukset saat sähköpostiisi tilaamalla uutiskirjeen tästä, tilauslomakkeelle voit kirjoittaa kenttään Viesti sanan Uutiskirje. Uutiskirjeitä lähetetään vuodessa arviolta 2-4 kappaletta, joten sähköpostilaatikko ei pääse niillä täyttymään.

Tietosuojaselosteeseen pääset tästä.  

Ystävällisin terveisin,

Johanna Dahl