Oletko itsenäinen, joustava, oma-aloitteinen ja tarkka? Onko sinulla asiakaspalvelutaitoja, tietoteknisiä taitoja sekä vuorovaikutus- ja yhteistyötaitoja? Entä onko sinulla halua tai kykyä kehittää työtapoja? Muun muassa tällaisia henkilökohtaisia ominaisuuksia ja geneerisiä taitoja vaadittiin asiakirja- ja tiedonhallinnan ammattilaisilta (sisältää arkistoinnin ammattilaiset) työpaikkailmoituksissa syksyllä 2022 ja vuoden 2023 alussa.

Tutkin parhaillaan kollegani kanssa asiakirja- ja tiedonhallinnan ammattilaisten osaamisen ja henkilökohtaisten ominaisuuksien vaatimuksia suomalaisissa työpaikkailmoituksissa elo-syyskuussa 2022 ja tammi-helmikuussa 2023. Keskityn tässä kirjoituksessa alan ammattilaisilta vaadittaviin geneerisiin taitoihin ja henkilökohtaisiin ominaisuuksiin, sillä olen keskittynyt tutkimuksessamme nimenomaan näiden tarkasteluun. Tässä blogikirjoituksessa julkaistut tulokset ja päätelmät ovat alustavia. Valmis tutkimus julkaistaan toivon mukaan vuoden 2024 aikana.

Henkilökohtaisten ominaisuuksien tarkastelu

Henkilökohtaisista ominaisuuksista eniten mainintoja saivat itsenäisyys (86), joustavuus (54), oma-aloitteisuus (62) ja tarkkuus (75).

Itsenäisyys tarkoittaa sitä, ettei asiakirja- ja tiedonhallinnan ammattilainen jää odottamaan ohjeistusta esihenkilöltään tai kollegaltaan. Itsenäinen ammattilainen kykenee hankkimaan omatoimisesti tietoa asioista, joista hän ei ole selvillä. Hän ei jää pyörittelemään peukaloitaan, vaan tarttuu toimeen. Hän kykenee suorittamaan useimmat tehtävät jokseenkin itsenäisesti alusta loppuun

Jos on rekrytoijiin uskominen, alan ammattilaisilta vaaditaan joustavuutta. Sitä vaaditaan ennen kaikkea työtehtävien osalta mutta joissakin yksittäisissä tapauksissa myös työajan osalta. Vaikuttaa siltä, että alan ammattilainen ei voi tuudittautua siihen, että hänen työtehtävänsä eivät muutu koskaan. Sen sijaan alan ammattilaisten on oltava joustavia: maailman muuttumisen edessä pitää olla joustava. Toki tämä ei saa tarkoittaa esimerkiksi alan ammattietiikasta lipsumista.

Oma-aloitteisuuden vaatimus tulee lähelle edellä kuvattua itsenäisyyden vaatimusta. Alan ammattilainen kehittää oma-aloitteisesti organisaationsa asiakirja- ja tiedonhallintaa. On tietenkin optimaalisinta, että ammattilainen saa tukea organisaationsa johdolta, kun esimerkiksi uudistuneen lainsäädännön myötä organisaation asiakirja- ja tiedonhallinnan ohjeistusta on muutettava. Viime kädessä omatoiminen ammattilainen kuitenkin tekee voitavansa ilman esihenkilön ohjeistustakin.

On vaikea sanoa, mitä kaikkea tarkkuudella tarkoitetaan asiakirja- ja tiedonhallinnan työssä. Selvää on kuitenkin se, että se on – erilaisin variaatioin – alan ammattilaisen tärkein henkilökohtainen ominaisuus työpaikkailmoitusten perusteella. On toki helppo kuvitella, että huolimaton henkilö saattaisi tuottaa erityisen suurta vahinkoa asiakirja- ja tiedonhallinnan tehtävissä: hän hävittäisi ehkä epähuomiossa tärkeitä asiakirja-aineistoja, suhtautuisi leväperäisesti tietosuojakysymyksiin ja lisäisi asiakirjajärjestelmään metatietoja epäjohdonmukaisella tavalla. Laajasti tulkiten ammattilaiselta vaaditaan riskienhallinnan osaamista.

Geneeristen taitojen tarkastelu

Henkilökohtaisten ominaisuuksien lisäksi asiakirja- ja tiedonhallinnan ammattilaisen odotetaan hallitsevan erilaisia geneerisiä taitoja. Näistä yleisimmät ovat asiakaspalvelutaidot (62), tietotekniset taidot (105), työtapojen kehittämistaidot (43) sekä vuorovaikutus- ja yhteistyötaidot (128).

On ehkä hieman yllättävää, miten paljon alan ammattilaisilta vaaditaan asiakaspalvelutaitoja tai ”asiakaspalveluhenkisyyttä”. Ajatus on siis se, että alan ammattilaiset palvelevat esimerkiksi tietopyynnön tehnyttä henkilöä kuin asiakasta. Kaikki alan ammattilaiset eivät toki työskentele tehtävissä, joissa tarvitsee kohdata hallinnon asiakkaita.

Yllättävää sen sijaan ei ole se, että alan ammattilaisilta vaaditaan tietoteknistä osaamista. On toki samalla todettava, että tietoteknisen osaamisen taso vaihtelee melkoisesti työpaikkailmoituksissa. Moniin tehtäviin riittää perusohjelmistojen käyttö, toisiin taas jonkin spesifin ohjelman käyttö. Yhtä kaikki, hyvin harvassa alan työtehtävässä enää pärjää ilman tietoteknisiä taitoja. Toki tämä pätee isoon osaan muitakin työtehtäviä nykyään.

Asiakaspalvelutaitojen lisäksi alan ammattilaisten on oltava myös vuorovaikutus- ja yhteistyötaitoisia. Ammattilaisen on siis kyettävä olemaan vuorovaikutuksessa ja yhteistyössä muiden ihmisten kanssa. Vuorovaikutus- ja yhteistyötaitoja tarvitaan niin asiakaspalvelutyössä kuin myös kollegojen ja sidosryhmien kanssa. Näiden taitojen kanssa merkitykseltään läheinen on myös viestintätaidot. Sekin esiintyy työpaikkailmoituksissa hyvin usein. Alan ammattilainen ei voi eristäytyä, vaan hänen on kyettävä vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön muiden kanssa. On syytä huomata, että tiimityötaidot ja sidosryhmätyötaidot saavat ilmoituksissa myös erikseen paljon mainintoja.

Työpaikkailmoitusten perusteella selviää myös, että alan ammattilaisten ei odoteta vain ”olevan töissä täällä”, vaan heidän odotetaan olevan kiinnostuneita työstään – tai ainakin kykeneviä kehittämään työtään. On varmasti monen työnantajan toive, että työntekijä pystyisi kehittämään työtapoja esimerkiksi tehokkaammiksi ja ajanmukaisemmiksi. Tämä toive yhdistyy luontevasti jo aiemmin mainittuihin itsenäisyyden ja oma-aloitteisuuden vaatimuksiin. Asiakirja- ja tiedonhallinnan työtavat eivät ole staattisessa tilassa, vaan muutoksien edessä on oltava valmis muuttamaan toimintatapoja paremmin nykytilanteeseen vastaaviksi. Työtapojen kehittämisen lisäksi ilmoituksissa toivotaan varsin usein, että tehtävään valittava olisi halukas tai kyvykäs oppimaan uutta. Alan ammattilaisten odotetaan siis olevan alastaan kiinnostuneita. Työtapojen kehittäminen ja uuden oppiminen kulkevat alan työssä käsikädessä, näin uskaltaisin väittää.

Täydellisyyteen ei tarvitse pyrkiä, sillä apua on tarjolla

Aina ei kuitenkaan ole aikaa ja resursseja kaikkeen. On tärkeää huomata, että työpaikkailmoitusten vaatimukset ovat ideaaleja. Tuskin yhdeltäkään työpaikalta löytyy sellaista ammattilaista, joka täyttäisi tehtävänsä vaatimukset täydellisesti. Ei näin tarvitsekaan olla. Olemme ihmisiä, emme koneita. Miten ylipäätään voidaan mitata esimerkiksi tarkkuutta tai huolellisuutta asiakirja- ja tiedonhallinnan työssä?

Jos esimerkiksi organisaationne työtavat vaativat kehittämistä, apua voi hakea organisaation ulkopuoleltakin. MetaManager tarjoaa monipuolisesti asiakirja- ja tiedonhallinnan palveluita työtapojen kehittämiseen. Esimerkiksi kirjaamotoiminnan kehittämiseen tarjoamme organisaation omiin lähtökohtiin räätälöityä palvelua. Työtapojen kehittäminen saattaa tulla kyseeseen myös esimerkiksi arkistonjärjestämisprojektissa. Jos ei ole aiempaa kokemusta arkistonjärjestämisprojektista, on viisasta kysyä apua sellaiselta, joka tuntee alan parhaimmat käytännöt, jotta vältytään turhan työn tekemiseltä. Konsultointi voi olla paikallaan myös dokumenttienhallinta- ja asianhallintajärjestelmäprojekteissa.

Asiakirja- ja tiedonhallinnan ammattilaisuus – kuten mikä hyvänsä ammattilaisuus – on elinikäistä oppimista. Muuttuva lainsäädäntö, uudet teknologiat sekä muualta maailmalta tulevat uudet ammatilliset käytännöt ja ajattelumallit pakottavat toisinaan päivittämään osaamista. MetaManager tarjoaakin koulutustilaisuuksia laaja-alaisesti alan ajankohtaisista kysymyksistä. Voimme olla myös mukana tukemassa organisaatiota esimerkiksi asiakirjajärjestelmien käyttöönotossa. Tällöin on erityisen tärkeää saada vakuutettua organisaation työntekijät muutoksen perusteista ja mielekkyydestä. Muutokset viedään maaliin yhteistyöllä ja toisia kuunnellen. Siinä autamme mielellämme kaikkia asiakkaitamme.

Aiempiin Asiakirjatyypit-blogin kirjoituksiin pääset tästä.

Asiakirjahallinnan ammattilaisten työtilannetta on käsitelty myös Asiakirjatyypit-blogin kirjoituksessa Asiakirjahallinnan osaajien työtilanne.

Tulevat blogikirjoitukset saat sähköpostiisi tilaamalla uutiskirjeemme yhteydenottolomakkeella.

– LAURI PARTANEN