Rajapintaratkaisut on tapa, jolla yhä useampi organisaatio pyrkii hallinnoimaan ja jatkohyödyntämään toiminnassaan syntyvää valtavaa tietomäärää. Organisaation ydintieto eli master data on hyvin suunnitellun asiakirjahallinnan ja tiedonhallinnan ytimessä. Ydintiedon tunnistaminen, kuvaaminen, sekä hyödyntäminen rajapintaratkaisujen avulla tuo tehokkuutta tiedon käyttöön.
Samalla rajapintaratkaisut helpottavat operatiivisten järjestelmien elinkaariprosessien hallintaa – pitkään tai pysyvästi säilytettävä tieto on usein järkevää siirtää jo sen syntyvaiheessa sähköiseen arkistoon joko suoraan tai asianhallintajärjestelmän kautta, jolloin operatiivisten järjestelmien elinkaaren loppupää on helpommin hallittavissa.
Ydintietojen hallinta vai master data management – mitä ydintieto on?
Mitä tämä ydintieto sitten oikeastaan on? Ydintietojen hallinta (engl. master data management MDM) on yhä keskeisempi osa organisaation tiedonhallintaa. Ydintietojen hallinnassa tavoitteena on kuvata kokonaisuutena organisaation eri palveluiden ja järjestelmien tuottama ydintieto (engl. master data). Lähtökohtana on, että ydintieto tuotetaan ja ylläpidetään yhdessä paikassa, josta sitä hyödynnetään rajapintojen avulla muissa toiminnoissa ja järjestelmissä.
Ydintietokuvaus voi esimerkiksi tunnistaa prosessit (ml. prosessin omistajat), joissa ydintieto muodostuu, sekä sisältää kuvaukset ydintiedosta, sen kontekstista ja relaatioista. Ydintietokuvaus ja ydintiedon tunnistaminen tuovat konkreettista hyötyä muun muassa organisaation hallinnoiman tiedon laadun parantamisen ja yhdenmukaistamisen, sekä tiedon oikeellisuuden varmistamisen osalta.
Ydintietokuvaus ja organisaation ydintietojen tunnistaminen on keskeinen osa tiedon laajemman hyödyntämisen ja rajapintaratkaisujen suunnittelua. Hyvin tehtyjen ydintietokuvausten avulla tiedetään mitä tietoa tuotetaan, missä ja kenen toimesta, jolloin sitä voidaan käyttää suunnitelmallisemmin ja paremmin myös hyödyksi. Tyypillisesti monissa organisaatioissa jo hyödynnettyä ydintietoa on esimerkiksi henkilöstöä koskeva metatieto, jota hyödynnetään laajasti HR-järjestelmien ulkopuolella, mutta vastaavaa laajasti hyödynnettävää tietoa syntyy paljon myös muissa palveluissa ja toiminnoissa.
Rajapintaratkaisut tuovat tehoa tietoon
Rajapintatoteutusten suunnittelussa tärkeää on selkeästi rajattu tarve ja sen suhteuttaminen organisaation kokonaisuuteen. Mitä tietoja tai dokumentteja halutaan hyödyntää ja miksi? Voiko sama tarve olla myös muilla toiminnoilla? Onko tietojen keräämisessä päällekkäisyyksiä tai aukkoja? Kerätyn tiedon hyödyntämisen pitää olla suunnitelmallista ja pitkäjänteistä. Rajapintasuunnittelussa on lisäksi ehdottoman tärkeää arvioida muun muassa koko prosessin ja siirrettävän tiedon elinkaari, julkisuuskysymykset, tietoa koskevat käyttörajoitukset, sekä mahdolliset arkistointitarpeet.
Kokonaisvaltaisella suunnittelulla saadaan rakennettua organisaatiota aidosti hyödyttäviä prosesseja, joiden avulla saadaan vähennettyä päällekkäistä työtä, yhdenmukaistettua tietosisältöjä ja parannettua tiedon laatua ja jatkohyödynnettävyyttä. Vastaavasti tiedon systemaattinen arkistointi operatiivisista järjestelmistä tuottaa selkeää rahallista hyötyä järjestelmien elinkaaren loppupäässä, kun tarve kalliille yhden järjestelmän passiiviarkistoratkaisuille poistuu.
MetaManager Oy avuksi ydintiedon kartoittamiseen ja rajapintaratkaisujen suunnitteluun
MetaManagerin palveluihin on kuulunut pitkään asiakirjahallinnan peruskuvausten toteutukset, kuten esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelma ja tiedonhallintamalli. Esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelmista MetaManagerilla on kokemusta reilusti yli sadan projektin verran. Asianhallinta- ja dokumenttienhallintajärjestelmäprojektien tuestamme voit lukea täältä.
Näiden lisäksi MetaManager tarjoaa osaamista suunnittelun tueksi niin ydintietojen määrittelyyn ja dokumentointiin kuin rajapintaprosessien toteutuksen suunnitteluun. Asiakirjahallinnan ja tiedonhallinnan osaaminen ja etenkin tiedon kokonaiselinkaaren ymmärtäminen on keskeinen osa onnistunutta suunnitteluprosessia, joten ratkaisua suunnittelevaan asiantuntijatiimiin kannattaa ehdottomasti ottaa mukaan vahvistusta tältä osin.
MetaManagerin asiantuntijat ovat olleet asiakasorganisaatioiden ja tietojärjestelmätoimittajien tukena suunnittelemassa etenkin arkistointiin tähtääviä rajapintaprosesseja ja niiden dokumentointia. Tarjoamme osaamista ja tukea myös ydintiedon määrittämiseen ja dokumentointiin sekä rajapintakuvausten ja metatietomäppäysten tekemiseen. Laita rohkeasti viestiä Metamanagerin yhteydenottolomakkeen kautta organisaatiosi tarpeista ja katsotaan yhdessä mitä eri mahdollisuuksia toteutukseen on!
Seuraavaa Asiakirjatyypit-blogin kirjoitusta emme jaa somen ryhmissä, mutta lähetämme sen uutiskirjeemme tilaajille. Uutiskirjeen tilaat kätevästi täältä! Palvelupalettimme on puolestaan luettavissa täällä.
Susanna Kokkinen
Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin moniosaaja
.