Tiedonhallintalaki määrää (L 906/2019 5 §) tiedonhallintayksikköjä (organisaatioita) tekemään muutosvaikutusten arvioinnin silloin, kun organisaation tiedonhallintaan kohdistuu olennaisia muutoksia. Muutosvaikutusten arvioinnin tehtävänä on pitää organisaation tiedonhallinta ajan tasalla, toimivana ja vaatimusten mukaisena.
Tiedonhallintalain 4§:n 2 momentissa luetellaan tiedonhallintayksiköt, joita vaatimus muutosvaikutusten arvioinnista koskee seuraavia organisaatioita:
- valtion virastot ja laitokset
- tuomioistuimet ja valitusasioita käsittelemään perustetut lautakunnat
- eduskunnan virastot
- valtion liikelaitokset
- hyvinvointialueet
- hyvinvointiyhtymät
- kunnat
- kuntayhtymät
- itsenäiset julkisoikeudelliset laitokset
- yliopistolaissa tarkoitetut yliopistot sekä ammattikorkeakoululaissa tarkoitetut ammattikorkeakoulut
Muutosvaikutusten arviointia edellyttävät merkittävät muutokset voivat liittyä:
- yksittäisiin prosesseihin tai prosessiketjuihin
- toimintaympäristöön
- tietojärjestelmiin
- tietoaineistoihin ja -varantoihin
- tiedon säilytysprosesseihin
- organisaation tehtävään/palveluun, tai näiden yhteentoimivuuteen.
Muutoksen ”koko” ei ole aina merkityksellinen, vaan muutoksen aiheuttamat vaikutukset. Lähtökohtaisesti tavoitteena on löytää muutokset, joiden ennakoimattomat seuraukset voivat aiheuttaa riskejä toimintaan, tietojen eheyteen, tai joilla on esimerkiksi merkittäviä taloudellisia vaikutuksia.
Organisaation toimintaa ja toimintaympäristöä on aktiivisesti seurattava, tarkasteltava ja tarpeen mukaan luotava kehittämispolkuja ja toteutettava uudistuksia. Toiminnan uudistukset vaikuttavat usein organisaation tiedonhallintaan, jolloin on uudistettava myös tiedonhallintaa. Tiedonhallintaa koskevien muutoksien ohjaus kuuluu keskeisenä tiedonhallintayksikön asianmukaiseen johtamiseen.
MetaManager tarjoaa asiakkailleen asiakirjahallinnan muutosvaikutusten arviointiin muun muassa:
- Tietoa siitä, miksi ja milloin muutosvaikutusten arviointia tehdään, ja miten muutosvaikutusten arviointi sijoittuu keskeisenä menetelmänä osaksi esimerkiksi tiedonhallintamallin ylläpitoa sekä organisaation tiedonhallinnan kokonaisvaltaista kehittämistä.
- Asiakirjahallinnan näkökulmasta tukea muutosvaikutusten arviointiprojektin suunnitteluun ja projektinhallintaan.
- Keinoja, joilla muutosvaikutusten arviointi kannattaa ottaa mukaan osaksi oman organisaation toimintaa. Kategoriaan kuuluvat esimerkiksi muutosten kuvaamisen menetelmät.
- Valmiuksia soveltaa tiedonhallintalautakunnan antamaa ohjeistusta.
- Tukea lausuntomenettelyssä valtiovarainministeriölle. Organisaation tulee tehdä lausuntomenettely silloin, kun arvioidulla muutoksella on merkittäviä taloudellisia tai toiminnallisia vaikutuksia tiedonhallintaan tai toimintaan tai kun muutos koskee julkisen hallinnon yhteisten tietovarantojen rajapintojen tietorakenteiden olennaisia muutoksia.
- Asiakkaan tarpeisiin räätälöidyt muutosarviointikoulutukset.
Muutosvaikutusten arviointiin liittyviä MetaManagerin palveluita ovat esimerkiksi:
- Tilannekartoitukset ja tavoitetilamäärittelyt eli asiakirjahallinnan auditoinnit
- Tiedonhallintajärjestelmäprojektit
- Muun muassa dokumenttienhallintajärjestelmät, asianhallintajärjestelmät, sähköiset arkistot ja tiedonohjausjärjestelmät
- Tiedonhallintamallien laadinnat ja päivitykset
- Tiedonohjaussuunnitelmien (TOS) ja arkistonmuodostussuunnitelmien (AMS) laadinnat ja päivitykset
- Asiakirjahallinnan kuvauksien (erityisesti TOS ja AMS) ylläpitoon on kuulunut organisaation toiminnan muutosten arviointi ja niiden päivittäminen kuvauksiin
- Paperiarkistojen järjestämisprojektit esim. digitointia varten
- Kirjaamotoiminnan kehittäminen
- Koulutustilaisuudet
- Palvelupalettimme on luettavissa kokonaisuudessaan täällä
Yhteystiedot
Voit ottaa yhteyttä yhteydenottolomakkeella tai lähettämällä sähköpostia/soittamalla Mikko Punkille etunimi.sukunimi@metamanager.fi, 040-593 1732.
Kartoitetaan, kuinka voisimme auttaa juuri teidän projektissanne. Palvelupakettimme räätälöidään asiakasta kuunnellen ja asiakkaan tarpeisiin.
.